Services de Continuité d’Affaire pour une protection totale des données

Continuité d’Affaires

Après avoir consulté de nombreux propriétaires d’entreprises, je me suis rendu compte que lorsque les experts en logiciels mentionnent les mots « catastrophe commerciale » ou « reprise après sinistre », beaucoup de gens pensaient aux phénomènes naturels, ou à des événements météorologiques, tels que les inondations, les ouragans, les incendies, les tempêtes de verglas, tremblements de terre, tsunamis, tempêtes de vent, etc.  Bien sûr que ces catastrophes peuvent toucher une entreprise et qu’elles peuvent avoir des répercussions dévastatrices, telles que des temps d’arrêt prolongés, des dommages matériels, même des pertes de revenus et plus encore. La probabilité, cependant, de tels événements météorologiques est beaucoup moins probable que les événements technologiques causés par l’homme.

temps d’arrêt QBR

Les catastrophes technologiques et humaines, y compris les défaillances des équipements, les dysfonctionnements des logiciels, les erreurs d’utilisateur, les failles de sécurité, etc., peuvent également avoir des effets dévastateurs sur les activités d’une entreprise, entrainant un temps d’arrêt, perte de données, perte de productivité, pertes de dépenses et plus. Une heure d’arrêt peut coûter aux entreprises des milliers de dollars pour les petites entreprises et des centaines de milliers de dollars pour les grandes entreprises!  Il est essentiel de connaître votre temps d’indisponibilité maximal (RTO Recovery Time Objective) autorisé de votre entreprise. Combien de temps pouvez-vous vous arrêter et survivre? Si votre RTO est en secondes ou en minutes, il est préférable de vous assurer d’avoir une solution de continuité des opérations avec stockage de données hors site.

De nombreuses entreprises, sans une solution de Continuité d’Affaires et un plan de reprise après sinistre, ne se remettent pas de certaines catastrophes. Donc, avant de penser à vous-même, « nous avons beau temps ici ou nous n’avons presque jamais des pannes de courant, pourquoi devrais-je payer pour un Service de Continuité d’Affaires ?» – souvenez-vous que votre entreprise est plus susceptible d’être victime d’une ransomware, avoir un employé qui supprime accidentellement un fichier important ou de traiter un serveur défaillant. Peu importe l’événement soudain et désastreux, vous voulez être protégé. Demandez vous-même : les données de mon entreprise valent-elles le risque ? Vous avez peut-être passé les 10 dernières années sans désastre, mais pouvez-vous vraiment garantir que les 10 prochaines années seront également libres de toute crise ? Vos employés sont humains, ils peuvent faire des erreurs.

Les attaquants Ransomware ne se soucient pas de qui vous êtes ou de la taille de votre entreprise, ils s’en prennent à tout le monde. Nous ne pouvons jamais être trop sûrs quand un serveur échouera. Il n’y a pas de certitudes, c’est pourquoi il est important d’avoir un plan de reprise après sinistre et un Service de Continuité d’Affaires pour vous garantir la protection TOTALE des données et que vous puissiez démarrer rapidement et facilement. Il ne vaut pas la peine de risquer la réputation et les opérations de votre entreprise.

Dans notre précédent blogue (en anglais), nous avons mentionné le terme « assurance de données ». C’est ainsi que nos clients voient leur Solution de Continuité d’Affaires et service. Ils considèrent qu’il s’agit d’une police d’assurance en place pour protéger l’actif le plus important de leur entreprise – leurs données ! Les entreprises sont de plus en plus prêtes à payer des frais mensuels pour les Services de Continuité d’Affaires afin de s’assurer que leurs données sont protégées à 100% et facilement récupérables.

Il est inutile de simplement sauvegarder vos données pour se rendre compte qu’après une catastrophe qu’il faut des JOURS pour tout récupérer ! Maintenant que les entreprises utilisent des systèmes de gestion complets plutôt que de garder des informations importantes sur papier, elles se rendent compte de la nécessité d’une telle solution de sauvegarde. Ils comptent également moins sur ces bandes et lecteurs obsolètes et démodés pour sauvegarder leurs données et plus sur la sauvegarde hybride en nuage.

Dernièrement, on ne cesse d’entendre parler de « Ransomware ». Ce type de violation de la sécurité est actuellement un gros problème pour les entreprises, et même pour les individus, partout dans le monde. La probabilité qu’une entreprise subisse une attaque ransomware est très élevée.

En 2016, les États-Unis et le Canada ont conjointement publié une alerte, avertissant les entreprises et les individus de « l’augmentation récente des attaques d’extorsion qui infectent les ordinateurs de virus connus sous le nom de ransomware ». Ce virus ne crypte pas juste les données d’une entreprise, mais exige également un paiement pour le débloquer. (Reuters, 2016).

L’alerte informait les gens que certaines des conséquences des attaques de rançon comprennent la « perte d’information, la perturbation des opérations courantes, les dépenses pour rétablir l’accès aux systèmes de la société et nuire à la réputation de l’entreprise ». Les gouvernements ont également découragé les victimes de payer les pirates puisque le paiement de la rançon ne garantit pas la libération de leurs fichiers. Tout ce qu’il garantit, c’est que le pirate reçoit l’argent et dans certains cas, leurs informations bancaires. (Reuters, 2016)

Ransomware continue de dominer en 2017, les petites et les plus grandes entreprises payent encore des millions de dollars pour débloquer leurs cryptés.

Une entreprise peut être victime d’une cyberattaque de plusieurs façons. Les plus courants sont lorsque les utilisateurs de l’ordinateur cliquent sur un mauvais lien ou téléchargent une pièce jointe cryptée. D’autres falsifications incluent le filoutage, l’appât et le talonnage.

Il est important de comprendre pourquoi la protection totale des données est essentielle dans le monde des affaires d’aujourd’hui. Les entreprises sont maintenant exécutées et gérées avec des systèmes logiciels, il est donc important de s’assurer qu’aucune interruption de service ne survient en cas d’imprévu. Les entreprises doivent non seulement se protéger contre les catastrophes naturelles, mais aussi contre les événements technologiques d’origine humaine, qui sont beaucoup plus susceptibles de se produire.

Réduisez vos risques avec une solution de Continuité d’Affaires et un plan de reprise après sinistre solide. Contactez-nous aujourd’hui !

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Les dangers de Ransomware et comment surmonter une Cyberattaque

VOS FICHIERS SONT ENCRYTÉS !

VOS FICHIERS SONT ENCRYTÉS ! Pour décrypter vos fichiers, vous devez obtenir la clé privée. Pour obtenir la clé privée, vous devez payer 300 USD. Toute tentative de suppression ou d’endommagement de ce logiciel entraînera la destruction immédiate de la clé privée par le serveur.

MalwareCe message est celui qu’aucun propriétaire d’entreprise ne souhaite voir apparaître sur l’écran de son ordinateur de bureau. Ransomware – un logiciel malveillant méchant et coûteux qui verrouille les ordinateurs et encrypte les données jusqu’à ce qu’une rançon soit envoyée à un inconnu. En effet, il semble qu’il y ait une telle épidémie aujourd’hui qu’il y a de nouveaux logiciels malveillants et plus de victimes qui paient, y compris les individus, les petites et grandes entreprises, les hôpitaux, les universités, les organismes gouvernementaux et plus encore.

Notre équipe d’experts informatiques a déjà vu et a aidé les entreprises à récupérer de rançongiciel ou d’autres attaques de logiciels malveillants malgré tout cela, nous avons récemment été frappés aussi. Ce qui nous a sauvé ainsi que nos clients d’encourir des coûts élevés et parfois dommageables, c’est le fait que nous étions tous bien préparés pour un tel incident. (Lisez notre blog  «Ransomware Détecté !»).

Comment? Permettez-moi d’expliquer davantage les coûts que les entreprises peuvent contracter à partir de ransomware et ce qu’il faut faire pour récupérer facilement et rapidement de cette cyberattaque.

N’importe qui peut être touché par ransomware.

D’abord et avant tout, il est important de savoir que n’importe qui peut être touché par ransomware. Ce ne sont pas seulement des organisations importantes et réussies ou des organismes gouvernementaux. Ils peuvent même être de petites entreprises ou d’individus. Deuxièmement, il est essentiel que les propriétaires d’entreprises se débarrassent de la pensée « cela ne m’arrivera, pas à moi ou à mes affaires – ransomware existe depuis des années et je n’ai jamais eu un incident comme celui-ci ». Ceci est une pensée si dangereuse. Il n’est jamais arrivé auparavant mais il ne signifie pas que cela ne peut pas arriver dans l’avenir. Les cybercriminels deviennent plus intelligents et plus puissants. Ransomware est devenu une industrie de milliards de dollars, où environ 4 000 cyberattaques sont lancées chaque jour  (Globe and Mail, May 2017)

À lire: Des pirates informatiques tiennent la Ville de Châteauguay en otage

Malheureusement, même si les gestionnaires ou les départements informatiques font de leur mieux pour éduquer leurs employés sur les logiciels malveillants et sur la façon d’identifier les courriels, les liens ou les pièces jointes suspects, nous ne devrions jamais prendre la chance qu’un mauvais courrier électronique ne glissera pas. Le logiciel de rançon « Ransomware » peut interrompre des opérations commerciales immédiatement et ceci est très dangereux. Au cours des dernières années, en moyenne, ransomware a coûté aux petites entreprises plus de 100 000 $ par attaque en raison du temps d’arrêt (certaines entreprises ont été frappés plus d’une fois en quelques mois !!). La plupart des gens pensent que la rançon ($) est le coût le plus important qui provient d’une attaque de ransomware. Cependant, il existe beaucoup plus de dommages qui peuvent être engagés, tels que :

  1. Perte de revenus due aux arrêts
  2. Les clients perdus et la réputation endommagée
  3. Perte de productivité
  4. Le coût de l’embauche d’experts informatiques pour restaurer vos systèmes dans les jours suivant une attaque
  5. Perte de données (!!)

Dois-je payer une rançon ?

Donc, même si la rançon est payée assez rapidement, il pourrait encore prendre jusqu’à une semaine ou plus pour supprimer l’infection de vos systèmes et se remettre en marche. (Savez-vous combien d’argent votre entreprise perdra si vous êtes en baisse pendant une semaine? ) Un cabinet d’avocats aux États-Unis a subi 3 mois de temps d’arrêt pendant que ses systèmes sont restés bloqués ! La plupart des petites entreprises ne survivraient pas à cela. En plus, les entreprises ne peuvent jamais pouvoir récupérer certaines de leurs données commerciales.

Par conséquent, le temps d’arrêt et la perte de données que les entreprises subissent sont les deux menaces les plus importantes pour une entreprise si elles sont attaquées par un système de ransomware ou par des logiciels malveillants. Ce qui est aussi important à noter, c’est que même si la rançon d’origine peut être de l’ordre de 300 USD, les cybercriminels n’ont pas de moral et peuvent augmenter ce montant à tout moment pour une raison quelconque. Par exemple, les hôpitaux et les universités disposent d’informations très sensibles. Les cybercriminels sont conscients qu’ils payeraient n’importe quel montant pour récupérer leurs données.  On connaît que leurs rançons sont dans les milliers – quelques histoires ont rapporté des rançons de l’ordre de 20 000 $.  Ce qui est pire, c’est que s’ils voient à quelle vitesse une entreprise paie la première fois qu’ils sont touchés, s’ils sont frappés une deuxième fois que du montant augmentera exponentiellement. C’est un jeu dangereux dont aucun actionnaire ne voudrait en faire partie.

Ce qui est pire, est que récemment, le FBI a recommandé les entreprises de ne PAS payer la rançon si leurs ordinateurs sont infectés.  « Payer une rançon ne garantit pas à une organisation qu’elle récupère ses données – nous avons vu des cas où les organisations n’ont jamais eu de clé de décryptage après avoir payé la rançon », a déclaré James Trainor, directeur adjoint de la Division Cyber du FBI, (CNN, Juillet 2017)

 La Solution de Continuité d’Affaire à Ransomware

La meilleure façon, de protéger vos données et votre entreprise contre ce type d’attaque, consiste à implémenter une solution de continuité d’affaire et de rétablissement de catastrophe, nommée QBR, adjointe à l’éducation de vos employés. Ils doivent savoir ce qu’il faut rechercher; comment identifier les courriels suspects, les pièces jointes et les liens et une fois identifiés les signaler à leur équipe informatique tout de suite. Si quelque chose se produisait, l’équipe informatique disposerait d’un plan d’action prêt et déploiera le BMR (Bare metal restore) pour supprimer toutes les traces du virus et revenir dans le temps. Selon la fréquence à laquelle vous avez choisi de sauvegarder vos données, tout ce qui peut être perdu est environ une heure de données. Ensuite, tout peut retourner à la normale et les opérations peuvent se poursuivre comme si rien n’est jamais arrivé.

Par conséquent, la mise en œuvre d’une Solution de Continuité d’Affaires comme QBR est vraiment un petit prix à payer pour s’assurer que vos données sont sécurisées et que votre entreprise peut survivre à une attaque Ransomware, sans encourir de temps d’arrêt. Nos clients considèrent ce service comme leur police d’assurance au lieu d’un coût supplémentaire pour leur entreprise. Ils préfèrent payer un service mensuel pour protéger leurs données plutôt que de prendre le risque d’être touché par un logiciel malveillant et de subir des dommages majeurs.

 

 

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Ransomware détecté !

Écrit par Phil Nussbaum Nous avons été frappés ! Chez Les Services de Consultation Namtek, nous utilisons la même solution de continuité d’affaires QBR (Quick Backup Recovery) qui protège les actifs informatiques, les logiciels et le matériel informatique de nos clients afin de protéger nos 8 serveurs et de nombreux postes de travail. Nous le faisons […]

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Quoi faire pour améliorer l’efficacité si vos équipes utilisent toujours des feuilles de calcul Excel et des courriels

office-toolsIl n’est pas rare de trouver de grandes et petites entreprises qui utilisent plusieurs systèmes distincts ou des feuilles de calcul Excel et des courriels pour diriger leurs entreprises. Très probablement, ce que vous trouverez dans ces entreprises, c’est des employés qui dépendent fortement de leurs courriels électroniques pour suivre et gérer les dossiers et informations importants, la mauvaise communication entre les départements, les données inexactes et désuètes étant partagées et plus d’inefficacité.
Conformément à notre blog (en anglais) sur les «Dangers of Running a Business solely on Microsoft Office tools», les entreprises sont susceptibles de connaître ce qui suit si elles s’appuient largement sur des feuilles de calcul Excel et autres outils de Microsoft Office;
• Corruption et perte de données ; Les feuilles de calcul sont devenues instables, après avoir ajouté plus d’informations.
• Fautes de frappes et autres erreurs ; Parfois, de petites erreurs de frappe peuvent être difficiles à saisir, mais à la longue elles peuvent causer des problèmes majeurs et des maux de tête.
• Dans la plupart des cas, ces feuilles de calcul sont partagées entre différents départements. Ce qui peut arriver, c’est que diverses versions du même fichier peuvent être transmises et sauvegardées par chaque département. En ce moment, des informations différentes se déplacent d’une personne à l’autre, ce qui peut également poser de sérieux problèmes à l’avenir.

Nous comprenons, cependant, que le changement n’est pas toujours facile pour les employés et pour l’administration. Dans n’importe quelle entreprise, la mise en œuvre de nouveaux processus ou procédures et l’implémentation de nouveaux systèmes sont difficiles et prennent beaucoup de temps.
Néanmoins, le changement est également inévitable. Le monde des affaires évolue constamment et les entreprises doivent toujours être prêtes à s’adapter rapidement. Donc, avant d’être submergé par les dépenses engagées ou le temps et les efforts impliqués dans cette recherche de solution à des inefficacités actuelles de votre entreprise et la mise en œuvre de ces solutions, réfléchir sur les avantages et les économies de temps dans l’avenir.

Quelles sont vos prochaines étapes ?

Une fois que la direction comprend et se rend compte de leurs principaux défis et problèmes, c’est maintenant le temps pour réunir tous vos employés clés, de chaque département, et d’écrire leurs processus et leurs tâches quotidiennes. Cela vous permet non seulement de comprendre ce que vos employés font et le comment, mais ça vous aide de documenter correctement les processus importants.

Ensuite, c’est une excellente idée de partager cette documentation avec l’équipe de gestion, des consultants d’affaires, des consultants en informatiques et des chefs de département et de déterminer si les équipes travaillent avec les meilleurs et le plus efficaces des processus. Si ce n’est pas le cas, il est maintenant le temps de parcourir chaque processus et de trouver des solutions et meilleures façons de les faire. Dans de nombreux cas, simplement en mettant en œuvre un système pour tous les départements, comme une solution ERP complète, avec des droits et autorisations spécifiques, peut résoudre un lot entier des problèmes et améliorer l’efficacité dès le début.

Dans ce cas, avec UN système logiciel utilisant UNE seule base de données, tous les employés auront accès à des informations importantes et précises. Aucun besoin d’aller à travers des centaines de courriers électroniques par jour ou de chercher les dernières feuilles de calcul Excel afin de trouver des informations relatives aux produits, aux ventes, etc. Cela économise beaucoup de temps, d’efforts et de erreurs critiques !

Alors, si vous cherchez à augmenter la visibilité et l’accessibilité des données, réduire les erreurs, augmenter l’efficacité et améliorer la communication intra-entreprise, communiquez avec nos consultants dès aujourd’hui !

 

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Formation des utilisateurs: la clé pour débloquer les avantages d’un système ERP

user training ERPPour de nombreux propriétaires ou gestionnaires d’entreprises, il est difficile de prendre la décision l’implantation d’un nouveau système logiciel, notamment de système ERP.

Souvent, les changements et les risques associés à l’implantation d’un nouveau système logiciel peuvent décourager les chefs d’entreprise qui cherchent à rationaliser les processus de leur compagnie et à améliorer l’efficacité globale grâce à un nouveau système.

Il y a une tonne d’informations sur les avantages d’une utilisation efficace de système ERP, mais pas beaucoup sur la façon de gérer correctement une phase de mise en œuvre.

Aucun fournisseur de logiciel ne veut effrayer ses clients dès le début, mais c’est certainement la mauvaise approche. En n’éduquant pas les nouveaux utilisateurs de logiciels et en fournissant toutes les informations nécessaires tout d’un coup, dès le départ, toutes les parties vont souffrir pendant la phase de mise en œuvre.

Par conséquent, pour commencer, il est important de connaître les risques possibles liés à un tel projet. Cela peut inclure l’échec, l’entêtement de l’utilisateur, le stress et l’anxiété des employés, l’utilisation inappropriée du système, les malentendus, les problèmes, les doutes, la peur du changement, etc.

Afin de s’assurer que ces risques sont éliminés ou réduits, la formation des utilisateurs finaux est absolument nécessaire.

Ces formations fourniront aux employés (ou aux utilisateurs finaux) la bonne quantité d’attention et de compétences nécessaires pour les aider à s’adapter aux nouveaux processus (qui ont été modifiés par l’implantation d’un nouveau système ERP) ainsi que pour le nouveau système.

Vous pouvez commencer par créer un plan de formation des utilisateurs puis le planifier en conséquence, par département ou simplement par les chefs de service et les gestionnaires. La formation des utilisateurs peut être dispensées en petits groupes ou en tête-à-tête. Une documentation de cours sera également fournie pour s’assurer que les employés peuvent facilement accéder à un guide pratique sur l’utilisation du système ERP.

Une fois cette formation en cours, ses avantages seront évidents car la formation des utilisateurs peut alléger le stress, combattre les peurs, apporter l’acceptation au système, réduire les erreurs du système et les malentendus. En fin de compte, lorsque les utilisateurs de logiciels sont correctement formés sur de nouvelles fonctionnalités et processus, c’est un GAGNANT-GAGNANT pour tout le monde !

La formation va donner aux utilisateurs finaux les compétences nécessaires pour éviter les problèmes et utiliser le système de la manière la plus efficace possible. La performance individuelle va s’améliorer, augmentant ainsi la productivité. Les chefs d’entreprise seront heureux ainsi que les fournisseurs de logiciels.

En tant que fournisseur de logiciels, y compris de système ERP, notre équipe comprend à quel point il est important de faire attention aux UTILISATEURS (ou aux employés) et à leurs besoins au cours d’une phase de mise en œuvre, plutôt que sur le seul système.

Nous nous rendons compte à quel point l’implantation d’un système ERP peut être difficile pour certaines personnes, surtout si elles ont l’habitude de travailler avec les mêmes processus et systèmes pendant des années et ont développé des habitudes et des routines dans leur milieu de travail. L’introduction d’un système ERP, avec de nouveaux processus, peut perturber leur vie professionnelle et cela peut certainement causer du stress et de la peur.

Comme l’implantation d’un système ERP complet peut prendre environ 12 mois, il est important que pendant ce temps, tout le monde travaille en équipe pour une phase réussie et fluide. Pas de surprises ou de maux de tête !

Si vous souhaitez bénéficier d’une expérience ERP, contactez-nous dès aujourd’hui.

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Intégration EDI avec Oracle JD Edwards: comment résoudre les problèmes

JD Edwards, ou JDE, est un système de planification des ressources d’entreprise (ERP) d’Oracle. Il existe actuellement deux éditions, JDE Enterprise One ou JD Edwards World. À bien des égards, cette solution ERP est idéale pour les entreprises, car elle offre de nombreux outils et connecteurs pour l’intégration des données. Cependant, l’un des principaux défis auxquels sont confrontées les entreprises utilisant un système JDE, quelle que soit son édition, est le manque de facilité d’intégration de l’EDI au sein du système. Il n’existe actuellement aucune solution ou connecteur EDI intégré prêt à l’emploi qui rendrait ce processus simple, rapide et transparent.

JDE EDI integration

Notre équipe a rencontré de nombreuses entreprises aux prises avec cette inefficacité. Comme nous ne sommes pas des experts JDE, mais plutôt des experts en intégration EDI, nous nous sommes associés à nos partenaires de Magic Software Enterprises, qui travaillent dans le monde JDE depuis de nombreuses années. En tirant parti de notre expertise combinée, de notre travail d’équipe et de nos solutions (qui seront mentionnées ci-dessous), les utilisateurs de JDE peuvent avoir un projet d’intégration EDI efficace, réussi et dans les limites du budget.

Par conséquent, comment pouvons-nous aider les entreprises à surmonter les défis EDI courants avec leur système JD Edwards ? En utilisant nos services EDI2XML populaires, ainsi que la puissante plateforme d’intégration commerciale de Magic Software appelée Magic xpi et l’adaptateur JDE certifié.

EDI2XML

Notre équipe d’experts EDI gère toute la partie EDI du projet, où nous convertissons tous les documents EDI X12 ou EDIFACT dans le format souhaité demandé par le client, tel que fichier plat, XML, CSV, etc. Pour les fichiers sortants, EDI2XML fonctionne en convertissant le fichier XML / CSV au format EDI, demandé par le partenaire commercial. Nous nous occupons de tous les mappages EDI, de la configuration des partenaires commerciaux, des traductions de fichiers XML/CSV/plats et des transactions aller-retour avec les partenaires commerciaux. Visitez-nous à https://www.edi2xml.com/

 

Lire : La liste de contrôle définitive pour les projets d’intégration Oracle JDE et EDIThe Definitive Checklist For Oracle JDE and EDI Integration Projects

Magic xpi pour JDE

 La plate-forme xpi de Magic Software est une solution « d’intégration validée par Oracle » qui peut être utilisée pour orchestrer l’ensemble du processus métier, que vous utilisiez JD Edwards Enterprise One ou JD Edwards World. Il est livré avec une tonne de composants intégrés pour créer des flux de travail et rationaliser l’ensemble d’un flux commercial ;

  • Passerelles de base de données pour se connecter aux bases de données courantes, telles que SQL Server, Oracle, DB2, Pervasive, MySQL, ODBC, etc.
  • Connecteurs qui permettent aux utilisateurs de se connecter directement à JDE, SAP, Dynamics, Salesforce, etc.
  • Déclencheurs et mappeurs de données pour surveiller les dossiers et mapper d’un format de fichier à un autre.
  • Connectivité et messagerie via FTP, SOAP, MSMQ, etc.

Par conséquent, si un document EDI entrant est reçu par une entreprise, notre service EDI2XML convertira ce fichier au format souhaité par le client (disons XML), puis, à l’aide de Magic xpi, sera mappé vers JDE par :

  • Créer une étape avec un Data Mapper
  • Source : XML basé sur EDI2XML .xsd (fichier de schéma)
  • Destination : la table JDE à alimenter à partir du format XML

Une fois la source et la destination définies, l’utilisateur peut utiliser sa souris pour effectuer un glisser-déposer afin de mapper les champs de la source vers la destination (table JDE).

why-we-love-edi2xml-for-edi-integration-with-jde-and-you-should-too2

De nos jours, l’intégration de l’EDI dans les systèmes de gestion devrait être transparente, mais pour beaucoup, ce n’est pas le cas. Cela peut causer des maux de tête majeurs aux managers. Les entreprises ne souhaitent plus embaucher des experts EDI en interne alors qu’elles disposent déjà d’une équipe complète de développeurs JDE en interne. Il est temps que les utilisateurs de JDE puissent compter sur un partenaire d’intégration EDI externalisé qui garantira que leurs transactions EDI quotidiennes sont traitées et rationalisées, sans difficultés.

Appelez-nous aujourd’hui +1 450-681-3009 pour en savoir plus sur notre service EDI2XML et nos capacités d’intégration JDE avec notre partenaire Magic Software.

 

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Intégration des systèmes pour les débutants

Qu’est-ce que l’intégration des systèmes ?

intégration des processus d'affairesL’ intégration de systèmes est le processus qui consiste à réunir plusieurs systèmes ou applications en un seul, leur permettant de fonctionner ensemble. L’objectif est de faire en sorte que tous les systèmes utilisés dans l’entreprise, qu’il s’agisse du CRM, de l’ERP (Enterprise Resource Planning), de la gestion d’entrepôt, du B2C eStore, de l’EDI, etc., utilisent une seule base de données. Cela réduit la nécessité de mettre constamment à jour différents systèmes et de recourir à de nombreuses heures de saisie manuelle des données. Dans l’environnement commercial actuel, qui évolue rapidement, il est essentiel que les entreprises disposent d’applications de gestion capables de communiquer entre elles et de partager des informations. Il en résulte une meilleure visibilité et accessibilité de l’information, une prise de décision plus rapide, une réduction des redondances, une efficacité accrue, etc.

La plupart du temps, cependant, nous ne nous contentons pas de l’intégration du « système », mais nous l’étendons à l’intégration des« processus d’entreprise ». Nous encourageons les entreprises à ne pas se contenter de synchroniser leurs applications internes, mais à rationaliser des processus entiers entre leurs départements ou fonctions commerciales, ainsi qu’à se connecter à leurs partenaires externes, fournisseurs et clients.

Il n’est pas étonnant que les services d’intégration soient en plein essor ces dernières années. Alors que l’on accorde de plus en plus d’importance à la technologie sur le lieu de travail, les chefs d’entreprise prennent conscience de l’impact négatif associé à l’utilisation de multiples systèmes de gestion déconnectés. Aujourd’hui, les entreprises cherchent à disposer d’un ensemble de données propre et d’un système de gestion ERP complet avec un magasin de commerce électronique intégré, un système WMS, un module EDI, des tableaux de bord de Business Intelligence et bien plus encore. Les effets d’une solution de gestion intégrée aussi puissante peuvent apporter un potentiel infini à une entreprise et permettre aux employés d’avoir constamment accès à des informations commerciales en temps réel. Les chefs d’entreprise férus de technologie réalisent rapidement comment appliquer les avancées technologiques afin de les utiliser à leur avantage.

L’intégration des systèmes et des processus opérationnels a permis d’éliminer les redondances et de rendre les informations beaucoup plus accessibles aux décideurs. Personne n’aime perdre du temps et de l’argent à saisir des données dans de multiples systèmes ou à mettre à jour et à rechercher en permanence des informations dans des feuilles de calcul Excel. En plus de tout cela, avec des systèmes déconnectés ou plusieurs bases de données distinctes, les entreprises ont parfois du mal à assurer un service clientèle de qualité. Le plus souvent, les comptes clients s’avèrent incomplets, désynchronisés et/ou inexacts. En intégrant les systèmes et les processus, votre équipe de service clientèle disposera d’informations précises, complètes et en temps réel à portée de main. Comme je l’ai déjà mentionné, il s’agit de permettre aux employés et aux principaux décideurs d’accéder aux informations.

Malheureusement, tous les systèmes n’ont pas été conçus pour être facilement intégrés à d’autres(c’est une capacité que nos consultants recommandent vivement aux propriétaires d’entreprises de cocher lorsqu’ils cherchent à mettre en œuvre une nouvelle solution ERP). Les anciens systèmes, peu flexibles, ont été conçus en limitant les possibilités d’intégration. À l’époque, les entreprises informatiques faisaient tout leur possible pour que leurs clients reviennent acheter leurs produits, plutôt que de leur permettre de passer facilement à un autre fournisseur d’ERP ou de s’intégrer à d’autres solutions logicielles. En fait, les entreprises se sentaient prisonnières des technologies qu’elles utilisaient.

Aujourd’hui, les fournisseurs de services informatiques tentent de se dissocier de cette vieille méthode et de développer des solutions beaucoup plus flexibles, simples et faciles à utiliser ou à intégrer. Les entreprises ne devraient plus se sentir limitées par les technologies commerciales qu’elles utilisent, mais au contraire se sentir habilitées par celles-ci. L’intégration des systèmes est une nécessité pour toute entreprise qui cherche à rationaliser ses processus et à accroître sa visibilité et son efficacité.

Pour en savoir plus sur la manière dont nos experts en intégration peuvent aider votre entreprise, contactez-nous dès aujourd’hui pour une consultation gratuite d’une heure.

 

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Comment choisir la méthode d’intégration la plus adaptée à votre plateforme de commerce électronique ?

Cet article est tiré de notre blog, publié sur notre plateforme EDI2XML en 2014.

Intégration du commerce électroniqueVous avez votre propre boutique de commerce électronique, peut-être construite avec Shopify, ou vous vendez vos produits en ligne sur Amazon, Cabela’s, eBay, etc. Si c’est le cas, nous sommes certains que vous avez déjà discuté de la meilleure façon d’échanger des données entre vous et votre/vos partenaire(s) commercial(s) ou entre votre plateforme de commerce électronique et votre système de gestion interne (c’est-à-dire votre système ERP, CRM (Salesforce)…). Dans certains cas, vous n’avez pas vraiment le choix, car certains partenaires commerciaux envoient leurs exigences en matière de communication avant d’entamer une relation commerciale. Par exemple, des partenaires comme Cabela’s ou Amazon poussent souvent les fournisseurs à se conformer à l’EDI. À ce stade, il est temps de prendre contact avec un fournisseur d’EDI pour en savoir plus sur ce processus en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise.

En ce qui concerne l’intégration entre votre plateforme de commerce électronique et votre système de gestion, ce processus permettra à vos deux systèmes d’interagir de manière transparente, sans qu’aucune intervention humaine ne soit nécessaire. Le principe est le suivant : vous autorisez les données du système de commerce électronique à être automatiquement envoyées à votre système de gestion, par exemple toute nouvelle commande en ligne, et vous autorisez également votre système de commerce électronique à recevoir des données de votre système de gestion, par exemple l’état des stocks. Ainsi, vos consommateurs sont bien informés des stocks disponibles et leurs commandes peuvent être traitées immédiatement.

Si vous n’êtes pas sûr des mesures à prendre, je vous conseille vivement de lire le blog suivant, puis de nous contacter pour programmer une consultation avec l’un de nos experts. Chaque cas est différent et il est préférable de passer en revue vos besoins spécifiques et vos capacités actuelles avec un expert en intégration avant de prendre une décision. Bien entendu, nous recommandons vivement l’intégration du commerce électronique, car elle permet d’améliorer l’efficacité, de minimiser la saisie manuelle des données et les erreurs, d’augmenter le traitement des commandes et d’assurer l’évolutivité.

Quelles sont les différentes méthodes d’intégration ?

  1. Échange de données informatisées (EDI)

En tant qu’experts de l’EDI, nous avons écrit un certain nombre d’articles sur ce sujet. Ce protocole existe depuis de nombreuses années et est utilisé pour échanger des données entre partenaires commerciaux. Les données échangées au « format EDI » sont prédéfinies tant dans leur format que dans leur structure. Les partenaires commerciaux peuvent avoir leurs propres spécifications de fichiers. Les fichiers peuvent être transmis à l’aide de différents types de protocoles de communication sécurisés tels que le RVA, l’AS2, le FTP/sFTP, etc. Cette méthode est très populaire dans les secteurs de la fabrication, de la vente au détail, de l’automobile, de la santé et de la pharmacie.

  1. XML

XML, ou Extensible Markup Language, est un format très courant, utilisé pour transférer des données bien structurées entre partenaires commerciaux. Il a été conçu pour être autodescriptif, permettant aux utilisateurs de définir leurs propres balises XML pour décrire les données.

  1. Services Web

Les services Web sont une méthode de communication entre deux appareils électroniques sur un réseau. Il utilise l’Internet comme protocole de communication et de transport et le langage XML pour formater les données transmises dans les deux sens.

Alors, quelle est la meilleure méthode pour votre projet d’intégration de commerce électronique ? Cela dépend bien sûr des besoins spécifiques de votre entreprise. Il est important pour les entreprises d’analyser leurs capacités techniques et de s’assurer qu’elles s’alignent bien sur leurs exigences commerciales ;

  • Votre équipe informatique interne a-t-elle de l’expérience et de l’expertise avec l’une des méthodes d’intégration ci-dessus ? Si oui, quelle méthode leur est la plus familière ? Si vous ne disposez pas d’un service informatique interne, contactez votre fournisseur informatique et expliquez vos besoins. Ils vous proposeront la meilleure méthode pour votre cas spécifique.
  • Énumérez les avantages techniques de l’utilisation d’une méthode plutôt que des autres.
  • Quels sont les coûts de ces deux options, pour votre cas spécifique ?
  • Quel est le délai de mise en place de ces options, pour votre cas spécifique ?
  • Êtes-vous déjà conforme à l’EDI en raison de demandes d’autres partenaires commerciaux ? Si c’est le cas, l’EDI peut être votre meilleure solution.

Si vous avez choisi l’EDI comme méthode d’intégration, voici une liste de questions auxquelles vous devez répondre avant de vous adresser à un consultant EDI, afin qu’il sache exactement comment vous aider au mieux ;

  • Quel(s) système(s) utilisez-vous actuellement pour gérer les opérations de votre entreprise ? (le cas échéant)
    • Utilisez-vous un seul système de gestion entièrement intégré ou plusieurs systèmes pour diverses fonctions commerciales ? Par exemple, Quickbooks pour votre comptabilité, Hubspot pour votre CRM/Ventes, etc.
    • Si vous utilisez plusieurs systèmes, ces systèmes sont-ils intégrés les uns aux autres ? Sinon, saisissez-vous manuellement des données dans un système, puis effectuez la même tâche dans un autre système et ainsi de suite ?
  • Quel est votre flux de travail actuel (au niveau de l’entreprise) ? Si vous pouvez le dessiner, ce serait mieux !
  • Combien d’entrepôts avez-vous ? (le cas échéant)
  • Combien de SKUs avez-vous, qui seront utilisés pour l’EDI ?
  • Expédiez-vous actuellement vos marchandises vers des centres de distribution (DC) ou faites-vous du drop-ship ? (ou les deux, selon le détaillant)
  • Êtes-vous capable d’extraire un état des stocks précis de votre système de gestion des stocks actuel ?
    • Si c’est le cas, cela peut-il être automatisé pour produire ce statut plusieurs fois par jour, si nécessaire ?
  • Pouvez-vous faire du pick/pack avec votre système actuel de gestion des stocks ?

Notez les réponses à ces questions, puis contactez-nous. Nous serons heureux de vous aider à répondre à vos besoins d’intégration du commerce électronique.

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Mise en œuvre ERP : 5 erreurs courantes qui affectent le succès

Mise en œuvre ERP : 5 erreurs courantes qui affectent le succès

implementation-erpNous avons tous entendu des mésaventures concernant l’implémentation de nouveaux logiciels et plus particulièrement ERP (planification des ressources d’entreprise).

Cependant, ce que nous n’entendons pas souvent, ce sont les erreurs encourues au cours de ce projet et qui auraient pu être évitées. Dans plusieurs cas, on blâme souvent le fournisseur de logiciel ou les employés qui résistent au changement. Cependant, certaines erreurs commises par les dirigeants d’entreprise peuvent affecter le résultat d’une implémentation ERP.

Voici 5 erreurs courantes que les chefs d’entreprise font lors de l’implémentation d’un nouveau logiciel :

1. Ils se retirent de la formation des utilisateurs et du service après-vente

Avant de commencer le projet d’implémentation, le fournisseur de logiciels propose à l’équipe de gestion différents plans de support qui répondent le plus à leurs besoins. Ces plans incluront des heures pour la formation des utilisateurs et pour le support post-implémentation.

Cependant, dans de nombreux cas, afin de réduire les coûts, les dirigeants se retirent de tout plan de soutien. Par conséquent, leurs employés eux restent sans formation. C’est une énorme erreur que de nombreux chefs d’entreprise font. Si les employés ne savent pas comment utiliser le système à son plein potentiel, les entreprises ne tireront pas tous les avantages du système ERP, au contraire, ils connaîtront une baisse de performances individuelles et donc une baisse de la productivité globale.

La formation des utilisateurs et un soutien adéquat qui peuvent atténuer le stress et réduire l’anxiété des employés associés à l’utilisation de ce nouveau logiciel. L’investissement dans la formation des utilisateurs est un actif à long terme qui augmentera leur productivité.

2. Manque de participation des chefs d’entreprise

Avant toute nouvelle implémentation du logiciel ERP, nous soulignons l’importance de la participation de l’administration dans le processus de la planification, ainsi que tout au long de la phase de mise en œuvre. Que comprend cette participation ? Nous comprenons bien que les propriétaires d’entreprise et les dirigeants sont extrêmement occupés avec leurs tâches quotidiennes et donc ils n’ont pas le temps de travailler et surveiller constamment le projet de la mise en œuvre.

Normalement, les entreprises formeront une petite équipe interne, d’environ 5 employés issus de différents départements, pour gérer et superviser le projet de mise en œuvre de l’ERP. La participation dont nous avons besoin de la part de la haute direction vient plus sous forme de soutien, de motivation et d’encouragement surtout lorsqu’ils voient ses employés frustrés ou effrayés par les changements à venir.

Pendant la période de formation des utilisateurs, il serait également utile si les dirigeants pouvaient réduire les tâches habituelles de leur équipe pendant une courte période de temps, afin de prendre le temps nécessaire pour être correctement formé par le fournisseur de logiciel.

3. Laisser tout entre les mains du fournisseur de logiciels

Nous l’avons déjà dit et nous le répèterons, une implémentation de logiciel, surtout une implémentation ERP complète, ne réussit que si TOUS les partis y participent, car tout le monde dans une entreprise sera affecté par le changement.

Semblable à l’erreur numéro 2 ci-dessus, chaque membre de l’équipe, même les dirigeants, doit avoir une sorte de participation dans le projet de mise en œuvre. Cela nécessite une collaboration concordante, cela implique que l’équipe informatique et l’équipe d’affaires travaillent conjointement et restent en constante communication au fur et à mesure de l’avancement du projet, pour s’assurer que tout se passe bien et que tous les besoins sont satisfaits.

Il est important d’expliquer aux employés comment leur participation et leur rôle dans le projet influenceront son succès.  Cela leur donnera un sentiment d’engagement envers le projet et insufflera une attitude positive à l’égard du système et le processus de mise en œuvre, ce qui est certainement souhaitable.

4. Avoir des attentes irréalistes de délais et de coûts

Chaque implémentation de logiciel est unique. L’entreprise dans son ensemble peut être semblable à d’autres entreprises, mais une mise en œuvre n’est jamais exactement la même. Il est absolument essentiel de partager toutes vos attentes et hypothèses concernant le nouveau système et la phase de mise en œuvre. Cela inclut les délais, les coûts, les avantages, etc. En partageant tout cela avec le fournisseur informatique, ils seront en mesure de mettre les choses au clair dès le départ.

Par exemple, si vous vous attendez à ce qu’une phase de mise en œuvre dure seulement un mois, le fournisseur de TI, par son expérience et son expertise, pourrait vous donner un échéancier plus réaliste. Par conséquent, vous ne serez pas déçu et frustré lorsque la mise en œuvre dure plus longtemps que vos attentes. Ensemble, vous trouverez des objectifs et des attentes réalistes pour permettant à tous d’être exactement sur la même page.

5. Commencer le nouveau projet sans un plan d’action et un processus de travail

Ce n’est jamais une bonne idée de commencer n’importe quel projet sans plan d’action. Alors, pourquoi lancer une implémentation ERP sans ce dernier? Ce que chaque chef d’entreprise devrait faire est :

  • Discutez avec le fournisseur de logiciels afin de décrire le processus complet ou le plan d’action pour la phase de mise en œuvre et créer un processus de travail.
  • Identifier le rôle et la responsabilité de chacun tout au long de la phase de mise en œuvre ERP
  • Partager le plan d’action avec tous les partis impliqués, ainsi que leurs rôles et responsabilités
  • Éduquer correctement tous les utilisateurs du nouveau système au sujet de tout changement dans les processus d’affaires qui affectera leur travail.

Le meilleur est si les entreprises ont un plan bien conçu avant de commencer le projet ERP, en tenant compte des changements mineurs, afin d’éviter la confusion, les frustrations, l’augmentation des coûts, etc. Les principaux changements de logiciel ou de processus doivent être pris en considération pendant l’esquisse du plan d’action. Informer tous les employés des changements à venir afin qu’ils ne soient pas surpris et puissent avoir le temps d’accepter ces changements.

Si vous êtes un dirigeant d’une entreprise, ne faites pas ces erreurs communes. Contactez-nous aujourd’hui pour plus d’informations.  +1 450-681-3009

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Liste de contrôle de fin d’année pour l’amélioration des processus

liste de contrôle pour l'amélioration des processusLa fin de l’année 2016 approche déjà. C’est fou comme le temps passe vite ! Pour de nombreuses personnes, cette période est la plus chargée, avec des événements d’entreprise, des réunions de famille, des achats de Noël, des vacances et bien d’autres choses encore. Pour de nombreuses entreprises, en particulier dans le secteur du commerce de détail, c’est aussi l’une des périodes les plus chargées de l’année. Toutefois, dans certains secteurs ou entreprises, le mois de décembre est calme, ce qui en fait le moment idéal pour se projeter dans l’avenir et planifier l’année à venir. C’est le moment où les dirigeants peuvent enfin consacrer quelques heures ou quelques jours à l’établissement et à la finalisation des budgets de l’année suivante, à la hiérarchisation des projets à venir, à l’évaluation des performances des employés et à l’examen des objectifs et des critères de référence pour l’année suivante. Ce que nos consultants encouragent toujours, c’est de prendre le temps d’examiner les processus opérationnels et de déterminer ceux qui ne fonctionnent plus correctement. Par exemple, constatez-vous une augmentation du nombre de clients mécontents, une augmentation de la saisie manuelle de données, une duplication du travail, une augmentation des coûts, des délais non respectés, des employés frustrés et improductifs… ? Si c’est le cas, il est certainement temps d’améliorer les processus qui ne fonctionnent pas et qui sont à l’origine de ces problèmes.

Dans le monde d’aujourd’hui, les choses peuvent changer en un instant. Par conséquent, vos processus opérationnels étaient peut-être efficaces il y a cinq ans (ou même un an !), mais aujourd’hui, ils sont considérés comme inefficaces ou dépassés en raison de nouvelles technologies, de nouveaux objectifs, de changements dans le secteur ou chez les consommateurs, etc.

Que pouvez-vous faire ?

Nous avons compilé pour vous une liste de contrôle de fin d’année afin que vous puissiez relever les défis et améliorer les processus obsolètes pour 2017 ;

  • Notez les principaux problèmes/défis que vous avez constatés au cours de l’année écoulée ;
    • Où les coûts augmentent-ils ? Où se produisent la plupart des retards ? Comment se fait-il que les clients ou les fournisseurs soient de plus en plus mécontents ? Pourquoi les délais sont-ils constamment dépassés ? Pourquoi les erreurs augmentent-elles ? …
  • Analyser ces processus. Concentrez-vous sur un ou plusieurs de ces domaines problématiques et faites-en votre priorité pour 2017. Un bon moyen de comprendre ce qui se passe est de parler directement avec les employés concernés par les processus et de recueillir leur avis sur les raisons pour lesquelles les choses ne fonctionnent plus aussi bien. Peut-être ont-ils une idée sur la manière de les améliorer. Il est essentiel que vous et toutes les personnes concernées compreniez exactement ce que ces processus spécifiques sont censés faire avant d’aborder les problèmes et de redéfinir les processus.
  • Restructurez ces processus inefficaces; faites un brainstorming avec votre équipe et notez toutes les idées pour résoudre ces problèmes. De nombreuses entreprises font appel à un consultant au cours de cette étape, pour les aider à identifier les risques et les points d’échec possibles de chaque solution envisagée.
  • L’étape suivante consiste à s’assurer des ressources nécessaires à la mise en œuvre du changement(changement = nouveaux processus ou modifications de processus nécessaires pour améliorer l’efficacité et résoudre les défis/problèmes actuels). Avez-vous besoin d’embaucher quelqu’un de nouveau ? Vous devez mettre en œuvre de nouvelles applications logicielles ou externaliser les services d’un fournisseur informatique ? Quoi qu’il en soit, c’est le moment de fixer le budget (veillez à ce qu’il soit réaliste !).

Par exemple, supposons que vous vous soyez rendu compte que les coûts ont augmenté avec l’accroissement des commandes entrantes en 2016. Cela s’explique peut-être par l’embauche d’un plus grand nombre de représentants commerciaux chargés de saisir toutes ces commandes dans le système de gestion. Vous avez maintenant plus de salaires, plus de saisie manuelle de données et donc plus d’erreurs (les erreurs humaines sont susceptibles de se produire lors de la saisie de données). Plus il y a d’erreurs dans les commandes des clients, plus il y a de clients insatisfaits. Quelle est la solution possible à ce problème ? Réduisez la saisie manuelle des données ou l’intervention humaine lorsqu’il s’agit de bons de commande entrants grâce à l’utilisation d’un service automatisé et intégré d’échange de données informatisées (EDI). Grâce à l’EDI, les bons de commande entrants peuvent être intégrés directement dans votre système de gestion. Aucune intervention humaine n’est nécessaire ! Cela permet de réduire les erreurs et d’accélérer le traitement des commandes et leur livraison aux clients. Un nouveau budget sera alors nécessaire pour 2017 pour un projet d’intégration EDI.

Le fait de passer en revue la liste de contrôle ci-dessus avant la nouvelle année vous permettra de constater de réelles améliorations l’année prochaine. Il est temps de vous assurer que vos processus sont efficaces et rationalisés, que vos employés sont productifs, heureux et correctement formés, que vos clients sont satisfaits et que les technologies utilisées sont à jour, simples et bien adaptées à votre entreprise. Nous constatons que trop d’entreprises utilisent des solutions logicielles complexes, et que leurs dirigeants se demandent alors pourquoi leurs processus sont si complexes. D’ici 2017, les entreprises chercheront à disposer de solutions plus abordables, plus souples et plus simples afin d’être plus agiles face au changement. Établissez votre plan et des budgets réalistes afin de bénéficier de processus efficaces et rationalisés.

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