Quoi faire pour améliorer l’efficacité si vos équipes utilisent toujours des feuilles de calcul Excel et des courriels
Il n’est pas rare de trouver de grandes et petites entreprises qui utilisent plusieurs systèmes distincts ou des feuilles de calcul Excel et des courriels pour diriger leurs entreprises. Très probablement, ce que vous trouverez dans ces entreprises, c’est des employés qui dépendent fortement de leurs courriels électroniques pour suivre et gérer les dossiers et informations importants, la mauvaise communication entre les départements, les données inexactes et désuètes étant partagées et plus d’inefficacité.
Conformément à notre blog (en anglais) sur les «Dangers of Running a Business solely on Microsoft Office tools», les entreprises sont susceptibles de connaître ce qui suit si elles s’appuient largement sur des feuilles de calcul Excel et autres outils de Microsoft Office;
• Corruption et perte de données ; Les feuilles de calcul sont devenues instables, après avoir ajouté plus d’informations.
• Fautes de frappes et autres erreurs ; Parfois, de petites erreurs de frappe peuvent être difficiles à saisir, mais à la longue elles peuvent causer des problèmes majeurs et des maux de tête.
• Dans la plupart des cas, ces feuilles de calcul sont partagées entre différents départements. Ce qui peut arriver, c’est que diverses versions du même fichier peuvent être transmises et sauvegardées par chaque département. En ce moment, des informations différentes se déplacent d’une personne à l’autre, ce qui peut également poser de sérieux problèmes à l’avenir.
Nous comprenons, cependant, que le changement n’est pas toujours facile pour les employés et pour l’administration. Dans n’importe quelle entreprise, la mise en œuvre de nouveaux processus ou procédures et l’implémentation de nouveaux systèmes sont difficiles et prennent beaucoup de temps.
Néanmoins, le changement est également inévitable. Le monde des affaires évolue constamment et les entreprises doivent toujours être prêtes à s’adapter rapidement. Donc, avant d’être submergé par les dépenses engagées ou le temps et les efforts impliqués dans cette recherche de solution à des inefficacités actuelles de votre entreprise et la mise en œuvre de ces solutions, réfléchir sur les avantages et les économies de temps dans l’avenir.
Quelles sont vos prochaines étapes ?
Une fois que la direction comprend et se rend compte de leurs principaux défis et problèmes, c’est maintenant le temps pour réunir tous vos employés clés, de chaque département, et d’écrire leurs processus et leurs tâches quotidiennes. Cela vous permet non seulement de comprendre ce que vos employés font et le comment, mais ça vous aide de documenter correctement les processus importants.
Ensuite, c’est une excellente idée de partager cette documentation avec l’équipe de gestion, des consultants d’affaires, des consultants en informatiques et des chefs de département et de déterminer si les équipes travaillent avec les meilleurs et le plus efficaces des processus. Si ce n’est pas le cas, il est maintenant le temps de parcourir chaque processus et de trouver des solutions et meilleures façons de les faire. Dans de nombreux cas, simplement en mettant en œuvre un système pour tous les départements, comme une solution ERP complète, avec des droits et autorisations spécifiques, peut résoudre un lot entier des problèmes et améliorer l’efficacité dès le début.
Dans ce cas, avec UN système logiciel utilisant UNE seule base de données, tous les employés auront accès à des informations importantes et précises. Aucun besoin d’aller à travers des centaines de courriers électroniques par jour ou de chercher les dernières feuilles de calcul Excel afin de trouver des informations relatives aux produits, aux ventes, etc. Cela économise beaucoup de temps, d’efforts et de erreurs critiques !
Alors, si vous cherchez à augmenter la visibilité et l’accessibilité des données, réduire les erreurs, augmenter l’efficacité et améliorer la communication intra-entreprise, communiquez avec nos consultants dès aujourd’hui !
