Formation des utilisateurs : La clé pour débloquer les avantages d’un système logiciel

user training ERP
(Last Updated On: décembre 6, 2022)

Formation des utilisateurs finaux pendant la mise en œuvre du logicielPour de nombreux propriétaires ou gestionnaires d’entreprise, la décision de mettre en œuvre un nouveau système logiciel est difficile à prendre. Souvent, les changements et les risques qui accompagnent la mise en œuvre d’un logiciel peuvent décourager les chefs d’entreprise qui cherchent à rationaliser les processus de leur société et à améliorer l’efficacité globale grâce à un nouveau système. Il existe une tonne d’informations sur les avantages de l’utilisation d’un système ERP efficace et à jour, mais peu sur la manière de gérer correctement la phase de mise en œuvre. Aucun fournisseur de logiciels ne veut effrayer ses clients dès le départ, mais c’est définitivement la mauvaise approche. En n’éduquant pas les nouveaux utilisateurs de logiciels et en ne leur fournissant pas toutes les informations nécessaires dès le départ, toutes les parties souffriront pendant la phase de mise en œuvre.

C’est pourquoi, pour commencer, il est important de connaître les risques éventuels liés à un tel projet. Il peut s’agir d’échecs, de résistance des utilisateurs, de stress et d’anxiété des employés, de mauvaise utilisation du système, de malentendus, de problèmes, de doutes, de peur du changement, etc. Afin de garantir l’élimination ou la réduction de ces risques, la formation des utilisateurs finaux est absolument nécessaire. Ces formations fourniront aux employés (ou aux utilisateurs finaux) l’attention et les compétences nécessaires pour les aider à s’acclimater aux nouveaux processus (qui ont été modifiés par la mise en œuvre du nouveau système) ainsi qu’au nouveau système lui-même.

Vous pouvez commencer par créer un plan de formation puis le programmer en conséquence, par département ou simplement par les chefs de département et les managers. Les formations peuvent être dispensées en petits groupes ou sur une base individuelle. Une documentation sur les cours sera également fournie afin que les employés puissent facilement accéder à un guide pratique sur l’utilisation du système.

Une fois ces formations en cours, leurs avantages seront tout à fait évidents puisque les formations peuvent atténuer le stress, combattre les peurs, faire accepter le système, réduire les erreurs de système et les malentendus. En résumé, lorsque les utilisateurs de logiciels sont correctement formés aux nouvelles fonctionnalités et aux nouveaux processus, tout le monde y gagne ! Ces formations permettront aux utilisateurs finaux d’acquérir les compétences nécessaires pour prévenir les problèmes et utiliser le système de la manière la plus efficace possible. Les performances individuelles s’amélioreront, ce qui augmentera la productivité. Les chefs d’entreprise seront heureux ainsi que les fournisseurs de logiciels.

En tant que fournisseur de logiciels, notre équipe comprend vraiment à quel point il est important de prêter attention aux UTILISATEURS (ou employés) et à leurs besoins pendant la phase de mise en œuvre, plutôt que de se concentrer uniquement sur le système lui-même. Nous sommes conscients que cette période peut être difficile pour certaines personnes, surtout si elles sont habituées à travailler avec les mêmes processus et systèmes depuis des années et si elles ont développé des habitudes et des routines sur leur lieu de travail. L’introduction d’un nouveau système de gestion de logiciels, avec de nouveaux processus, peut perturber leur vie professionnelle et cela peut très certainement provoquer du stress et de la peur.

Comme la mise en œuvre complète d’un logiciel ERP peut prendre environ 12 mois, il est important que pendant cette période, tout le monde travaille ensemble, en équipe, pour une phase réussie et sans heurts. Pas de surprises ni de maux de tête !