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Comment choisir la meilleure méthode de formation des utilisateurs après une nouvelle implémentation ERP, CRM ou ECM

(Last Updated On: juin 20, 2019)

“Si vous pensez que l’éducation coûte cher, essayez l’ignorance”. – Derek Bok, président de l’Université de Harvard.

L’éducation des utilisateurs est l’une des pièces du puzzle qui vous permettra de créer une image complète d’un projet d’implémentation réussi. Une attention particulière devrait être portée à la formation des utilisateurs dans le cas d’implémentation de systèmes informatiques tels que ECM (Enterprise Content Management) qui seront utilisés par de nombreux employés.

Avantages de la formation des utilisateursLa formation des utilisateurs ERP et CRM est tout aussi importante, car ils visent à résoudre des problèmes complexes de l’entreprise. Si un système informatique ou une application d’affaires devienne un outil productif dépend directement de la formation bien organisée pour les utilisateurs.

Dans cet article, nous allons examiner la formation des utilisateurs en termes d’organisation des processus. Nous examinerons différentes manières d’organiser la formation des utilisateurs sur les projets d’implémentation, les limites, les avantages et les inconvénients de chaque approche, ainsi que notre expérience dans l’application de certaines de ces méthodes sur les projets d’implémentation informatique.

Actuellement, les méthodes les plus populaires d’organisation de la formation des utilisateurs sont les suivantes:

  • formation en petit groupe dans un laboratoire informatique;
  • des ateliers face à face;
  • ateliers de formation en format webinaire;
  • des vidéos de formation intégrées au système;
  • apprentissage en ligne.

Examinons chaque méthode pour différents paramètres: nombre d’utilisateurs, efficacité de la formation, calendrier de formation, complexité et coût.

Formation des utilisateurs en petits groupes dans la classe informatique

Cette méthode de formation est optimale pour les organisations où le nombre d’utilisateurs travaillant constamment avec le nouveau système est limité à quelques dizaines. La méthode est la plus efficace en termes de qualité de l’éducation.

La formation des utilisateurs dans la salles informatique est également recommandée si la majorité des employés n’ont pas d’expérience pratique dans l’utilisation des systèmes d’automatisation. Dans ce cas, il est recommandé de mener une formation à plein temps avec des exercices pratiques. D’après notre expérience, un tel format est le plus souvent utilisé pour d’abord éduquer un groupe de travail.

Avantages

Désavantages

· Possibilité de présenter du matériel en plus grand volume ou avec plus de détails

· Résultats d’apprentissage plus garantis

· Dialogue animé avec l’enseignant, possibilité de poser des questions

· Possibilité d’acquérir des compétences pratiques

· Un nombre limité d’utilisateurs à la fois

· Le coût élevé de la formation par participant

·  La durée de la formation due à la combinaison de la théorie et de la pratique

Séminaires à temps plein pour les utilisateurs

Cette méthode est optimale pour les organisations avec 100-200 utilisateurs (cela pourrait être en cas d’implémentation ECM). Cette méthode de formation est moins efficace que la précédente, mais en même temps, elle conserve la possibilité de poser des questions et d’obtenir des réponses en temps réel. Il est recommandé de faire un enregistrement vidéo du séminaire de formation afin que les utilisateurs finaux puissent s’y référer et actualiser leurs connaissances.

De notre expérience personnelle de l’utilisation de séminaires en face-à-face, nous pouvons recommander de combiner cette formation avec des instructions détaillées pour l’utilisateur (à la fois pour le processus d’entreprise et pour la répartition par rôles). Il est également nécessaire de fournir des ressources pour l’organisation de la première ligne d’assistance aux utilisateurs au stade de la production pilote.

Avantages

Désavantages

· Capacité à atteindre un nombre important d’utilisateurs

· Faible coût de formation par utilisateur

· formation à court terme

· La possibilité de dialoguer avec l’enseignant, l’occasion de poser des questions, de clarifier

· Le matériel est présenté sous forme théorique, il n’y a aucune possibilité d’utilisation pratique du système (il est impossible de “toucher ” pendant la session d’entraînement)

· Le matériel de formation est limité, donne le plus souvent une idée générale du travail dans le système.

Ateliers de formation pour les utilisateurs en format webinaire

Ateliers de formation en format webinaire est optimale pour les entreprises où le nombre d’utilisateurs est supérieur à plusieurs centaines et / ou les employés détachés géographiquement.

De notre expérience de la réalisation de webinaires, je voudrais attirer l’attention sur les points suivants: les webinaires sont dénués de «contact visuel», il est difficile pour l’enseignant d’obtenir des commentaires du public en temps réel. Toutefois, si les utilisateurs sont des employés ayant déjà une expérience des systèmes d’automatisation, un tel format est tout à fait viable.

Avantages

Désavantages

· Capacity to reach a significant number of users

· The ability to train users without leaving the workplace (for example, employees of company branches in different cities)

· Low cost of training per user

· The material is presented in theoretical form, there is no possibility to practice during the webinar

· Training is limited, often gives general information of the work in the system.

· The risk of technical problems

Vidéos de formation intégrées au système informatique

Cette méthode n’a également aucune restriction sur le nombre d’utilisateurs et le temps de formation. Les vidéos de formation illustrent les fonctionnalités standard du système, sans prendre en compte d’éventuelles modifications supplémentaires pour un client spécifique. Par conséquent, il peut être recommandé aux entreprises dont les processus d’affaires s’inscrivent dans la fonctionnalité standard du système ou ont été adaptés au système.

Regarder des vidéos ne remplace pas la formation complète et est recommandé comme un ajout à d’autres formats de formation des utilisateurs.

Avantages

Désavantages

· Pas besoin d’organiser spécifiquement la formation des utilisateurs. Tout utilisateur peut se référer au matériel de formation à tout moment.

· Aucun investissement financier supplémentaire

· Les vidéos offrent la possibilité de visualiser une démonstration du fonctionnel, mais il n’y a aucun moyen d’effectuer des tâches pratiques. (N’est pas recommandé de s’entraîner dans le système “Live”)

· Ils décrivent la fonctionnalité standard, ne prennent pas en compte le système de personnalisation pour un client spécifique.

Outils d’apprentissage en ligne (e-Learning)

L’utilisation d’outils d’apprentissage en ligne (par exemple, basé sur SAP Enable Now, Oracle Learning, DoceboLMS, etc.) est recommandée pour les grandes organisations avec un grand nombre d’utilisateurs travaillant dans le système, y compris les employés qui travaillent à domicile. Les utilisateurs peuvent allouer indépendamment le temps nécessaire pour suivre ces cours, puis s’y référer si nécessaire lorsqu’ils effectuent leurs tâches quotidiennes.

En termes d’efficacité, la méthode est comparable à la formation dans une classe d’ordinateur, parce qu’un utilisateur peut tester ses connaissances dans une tâche pratique.

Avantages

Désavantages

· Il n’est pas nécessaire d’organiser spécifiquement une formation, les utilisateurs peuvent à tout moment se référer au matériel de formation.

· Pas besoin d’un grand nombre d’employés pour fournir un support utilisateur de première ligne.

· L’opportunité d’acquérir des connaissances théoriques tout en regardant une démonstration de certaines actions dans le système et en les reproduisant dans une unité pratique.

· Le coût élevé des outils d’apprentissage à distance.

· Il n’est pas possible de dialoguer en direct avec l’enseignant, de poser des questions

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur la formation des utilisateurs, veuillez lire d’autres documents:

Nous sommes en tant que fournisseur de logiciel comprend vraiment combien il est important d’organiser la formation des utilisateurs pour les employés. Il est nécessaire de prêter attention aux besoins des utilisateurs, et pas seulement au système implémenté. L’investissement dans la formation des employés permettra aux entreprises d’obtenir rapidement les avantages que le nouveau système informatique fournit.

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