Rationalisez vos processus d’entreprise AVANT que votre entreprise ne connaisse la croissance

Il est toujours difficile de savoir ce dont votre entreprise a besoin en termes de logiciels informatiques sans avoir vu ou testé d’autres systèmes. En outre, nous sommes tous des créatures d’habitudes ; une fois que nous sommes habitués à travailler d’une certaine manière, nous ne la remettons pas en question, car elle devient une seconde nature. Cependant, cela peut être préjudiciable à une entreprise. Ce n’est que lorsqu’une entreprise commence à connaître une croissance, une expansion ou une augmentation rapide des ventes qu’elle se rend compte qu’il y a trop d’inefficacité qui peut l’empêcher de se développer. Le plus souvent, ce sont les entreprises qui n’ont pas mis à jour ou modifié leur système existant depuis des années, ou qui n’ont pas de système du tout, qui seront les plus touchées.

À notre époque, la technologie a permis aux entreprises d’automatiser de nombreuses tâches et de gérer toutes les données entrantes qu’elles reçoivent quotidiennement. La quantité de données est telle qu’il est difficile pour les entreprises de les gérer et de les trier sans une solution informatique adaptée. Il serait improductif de continuer à embaucher de nouveaux employés uniquement pour saisir manuellement des données ou les trier à des fins d’analyse. Fournisseurs, clients, vendeurs, tous veulent que les informations ou les commandes soient traitées rapidement. Si la commande d’un client prend trop de temps, il passera à autre chose. Si la communication entre vous et votre fournisseur n’est pas facile et rapide, ce dernier cherchera à faire affaire avec un concurrent. C’est aussi simple que cela. Il n’est pas étonnant qu’aujourd’hui les grands détaillants exigent de leurs fournisseurs qu’ils utilisent la communication EDI, ou que les clients préfèrent que leurs magasins préférés vendent par l’intermédiaire d’une boutique de commerce électronique offrant un traitement des commandes et une expédition rapides.

L’utilisation de la bonne technologie aujourd’hui n’est pas seulement bénéfique, elle est essentielle pour rester en vie dans l’environnement concurrentiel des entreprises. Il s’agit d’automatiser les tâches et d’intégrer tous les aspects d’une entreprise en utilisant une base de données unique pour faciliter la tâche des employés et les rendre plus efficaces. Les processus commerciaux longs et complexes ne suffisent plus. C’est pourquoi la saisie manuelle des données doit être réduite ou supprimée. Par exemple, les commandes EDI entrantes peuvent être automatiquement converties au format XML et intégrées directement dans le système de gestion de l’entreprise[voir EDI2XML]. Cela permet un traitement rapide des commandes sans intervention manuelle. Les employés qui passaient des heures à saisir ces données peuvent désormais se concentrer sur des tâches plus importantes en rapport avec les objectifs de l’entreprise.

En résumé, l’infrastructure informatique d’une entreprise doit être configurée pour s’adapter à la croissance, avant qu’ elle ne se produise. Vous ne devez pas vous concentrer sur les défis internes pendant cette période chargée, mais plutôt sur vos clients.

Les questions suivantes, qui ont été posées à notre équipe à de nombreuses reprises, devraient trouver une réponse et être traitées à l’avance :

• Que se passe-t-il lorsque mon entreprise commence à se développer (augmentation des ventes) alors que mes employés travaillent déjà à 100 % ?
• Que se passe-t-il si les détaillants me demandent d’utiliser l’EDI pour continuer à faire des affaires avec eux, mais que je n’ai pas les moyens d’engager de nouveaux employés ou des spécialistes EDI en interne ?
• Comment puis-je réduire toutes les saisies manuelles de données que mes employés effectuent et qui leur prennent la majeure partie de leur temps ?
• Comment puis-je voir et gérer toutes les données de mon entreprise sous un même toit afin de prendre de meilleures décisions plus rapidement ?
• Que dois-je faire si j’ai besoin d’accroître mon efficacité et d’améliorer mes processus d’entreprise, mais que je ne sais pas par où commencer ?

La meilleure façon de commencer est de s’asseoir avec nos consultants informatiques, ce qui est gratuit pendant la première heure, pour discuter de votre infrastructure informatique actuelle et de vos processus d’entreprise afin de trouver des moyens de les améliorer.

En matière d’informatique, il y a toujours un moyen !