Comment choisir la meilleure méthode de formation des utilisateurs après la mise en œuvre d’un ERP, d’un CRM ou d’un ECM ?


« Si vous pensez que l’éducation est chère, essayez l’ignorance ». – Derek Bok, président de l’université de Harvard.

La formation des utilisateurs est l’une des pièces du puzzle qui vous permet de créer une image complète d’un projet de mise en œuvre réussi. Il convient de prêter attention à la formation des utilisateurs finaux dans le cas de la mise en œuvre de systèmes informatiques tels que l’ECM (Enterprise Content Management), qui seront utilisés par de nombreux employés.

la formation des utilisateurs après la mise en œuvre d'un nouvel ERP, CRM ou ECM.La formation des utilisateurs d’ERP et de CRM n’est pas moins importante, car ces systèmes visent à résoudre des problèmes commerciaux complexes. Le fait qu’un système informatique ou une application commerciale mis en œuvre devienne un outil productif et utile pour une entreprise dépend directement de la bonne organisation de la formation des utilisateurs finaux.

Dans cet article, nous examinerons la formation des utilisateurs finaux en termes d’organisation des processus.

Nous examinerons les différentes manières d’organiser la formation des utilisateurs finaux dans le cadre de projets de mise en œuvre, les limites, les avantages et les inconvénients de chaque approche, ainsi que notre expérience de l’application de certaines de ces méthodes à des projets de mise en œuvre informatique.

De nos jours, les méthodes les plus populaires pour organiser la formation des utilisateurs finaux sont les suivantes :

  • formation en petits groupes dans un laboratoire informatique ;
  • des ateliers en face à face ;
  • séminaires en ligne ;
  • des vidéos de formation intégrées dans le système ;
  • e-Learning.

Passons en revue chaque méthode en fonction de différents paramètres : le nombre d’utilisateurs, l’efficacité de la formation, le calendrier de formation, la complexité et le coût.

Formation des utilisateurs en petits groupes dans la classe d’informatique

Formation des utilisateurs en petits groupes dans la classe d'informatiqueCette méthode de formation est optimale pour les organisations où le nombre d’utilisateurs travaillant en permanence avec le nouveau système est limité à quelques dizaines. Cette méthode est la plus efficace en termes de qualité de l’enseignement. La formation des utilisateurs de la salle informatique est également recommandée si la majorité des employés n’ont pas d’expérience pratique de l’utilisation des systèmes d’automatisation. Dans ce cas, il est recommandé d’effectuer une formation à temps plein avec des exercices pratiques. D’après notre expérience, un tel format est le plus souvent utilisé pour former d’abord un groupe de travail.

Avantages

Inconvénients
– Possibilité de présenter le matériel en plus grand volume ou avec plus de détails

– Un résultat plus garanti de la formation

– Dialogue animé avec l’enseignant, possibilité de poser des questions

– Possibilité d’acquérir des compétences pratiques

 – Un nombre limité d’utilisateurs à la fois

– Le coût élevé de la formation par participant

– La durée de la formation grâce à la combinaison de la théorie et de la pratique

Séminaires à temps plein pour les utilisateurs

formation des utilisateurs finauxCette méthode est optimale pour les organisations comptant 100 à 200 utilisateurs (ce qui pourrait être le cas lors de la mise en œuvre de la GED). Cette méthode de formation est moins efficace que la précédente, mais en même temps, elle conserve la possibilité de poser des questions et d’obtenir des réponses en temps réel. Il est recommandé de réaliser un enregistrement vidéo du séminaire de formation, afin que les utilisateurs finaux puissent s’y référer à l’avenir et rafraîchir leurs connaissances.

D’après notre expérience personnelle de l’utilisation de séminaires en face à face, nous pouvons recommander de combiner cette formation avec des instructions détaillées pour l’utilisateur (tant pour le processus de gestion que pour la distribution par rôles). Il est également nécessaire de prévoir des ressources pour l’organisation de la première ligne de soutien aux utilisateurs au stade de la production pilote.

Avantages

Inconvénients
– Capacité à atteindre un nombre important d’utilisateurs

– Faible coût de formation par utilisateur

– Formation à court terme

– La possibilité de dialoguer avec l’enseignant, l’opportunité de poser des questions, d’apporter des précisions

 – Le matériel est présenté sous forme théorique, il n’y a aucune possibilité d’utilisation pratique du système (il est impossible de « toucher » pendant la session de formation).

– Le matériel de formation est limité, il donne le plus souvent une idée générale du travail dans le système.

Ateliers de formation des utilisateurs par webinaire

webinaire de formation de l'utilisateur final, formation internetLa formation des utilisateurs finaux par webinaire est optimale pour les entreprises où le nombre d’utilisateurs est de plusieurs centaines et plus et/ou les employés sont géographiquement éloignés.

D’après notre expérience de l’organisation de webinaires, je voudrais attirer l’attention sur les points suivants : les webinaires sont dépourvus de « contact visuel », l’enseignant a du mal à obtenir un retour de l’auditoire en temps réel. Toutefois, si les utilisateurs sont des employés qui ont déjà une expérience des systèmes d’automatisation, ce format est tout à fait viable.

Avantages

Inconvénients
– Capacité à atteindre un nombre important d’utilisateurs

– la possibilité de former les utilisateurs sans quitter le lieu de travail (par exemple, les employés des succursales de l’entreprise dans différentes villes)

– Faible coût de formation par utilisateur

 – Le matériel est présenté sous forme théorique, il n’y a pas de possibilité de s’exercer pendant le webinaire.

– La formation est limitée, elle donne souvent des informations générales sur le travail dans le système.

– Le risque de problèmes techniques

Vidéos de formation intégrées dans le système informatique

Des vidéos de formation présentent les fonctionnalités standard du systèmeCette méthode n’a également aucune restriction quant au nombre d’utilisateurs finaux et à la durée de la formation. Les vidéos de formation présentent les fonctionnalités standard du système, sans tenir compte des éventuelles modifications supplémentaires pour un client spécifique. Par conséquent, il peut être recommandé aux entreprises dont les processus d’affaires correspondent aux fonctionnalités standard du système ou ont été adaptés au système.

Le visionnage de vidéos ne remplace pas une formation complète et est recommandé en complément d’autres formats de formation des utilisateurs.

Avantages

Inconvénients
– Il n’est pas nécessaire d’organiser une formation spécifique pour les utilisateurs finaux. Tout utilisateur peut se référer au matériel de formation à tout moment.

– Aucun investissement financier supplémentaire

 – Les vidéos permettent de visionner une démonstration de la fonction, mais il n’y a aucun moyen d’effectuer des tâches pratiques. (Il n’est pas recommandé de s’entraîner dans le système « live »)

– Ils décrivent la fonctionnalité standard et ne tiennent pas compte de la personnalisation du système pour un client spécifique.

Outils d’apprentissage en ligne (e-Learning)

Les utilisateurs peuvent, de manière autonome, allouer du temps pour suivre ces cours, puis s'y référer si nécessaire dans l'exercice de leurs fonctions quotidiennes.L’utilisation d’outils d’apprentissage en ligne (par exemple, sur la base de SAP Enable Now, Oracle Learning, DoceboLMS) est recommandé pour les grandes organisations comptant un grand nombre d’utilisateurs travaillant dans le système, y compris les employés travaillant à domicile. Les utilisateurs peuvent allouer du temps de manière indépendante pour compléter ces cours, puis s’y référer si nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions quotidiennes.

En termes d’efficacité, la méthode est comparable à une formation dans une classe d’informatique, car l’utilisateur peut tester ses connaissances dans une tâche pratique.

Avantages

Inconvénients
– Il n’est pas nécessaire d’organiser une formation spécifique, les utilisateurs peuvent à tout moment se référer au matériel de formation.

– Pas besoin d’un grand nombre d’employés pour fournir une assistance de première ligne aux utilisateurs.

– La possibilité d’acquérir des connaissances théoriques tout en assistant à une démonstration de certaines actions du système et de les reproduire dans une unité pratique.

 – Le coût élevé des outils d’apprentissage à distance.

– Il n’y a pas de possibilité de dialogue en direct avec l’enseignant, ni de poser des questions.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la formation des utilisateurs, veuillez lire d’autres documents :

En tant que fournisseur de logiciels, nous comprenons vraiment combien il est important d’organiser des formations pour les employés. Il est nécessaire de prêter attention aux besoins des utilisateurs, et pas seulement au système mis en œuvre. L’investissement dans la formation des employés permettra aux entreprises de bénéficier rapidement des avantages offerts par le nouveau système informatique.

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Services de continuité des activités pour une protection complète des données

When software experts mention the words “business disaster” or “disaster recovery”, many top business people think about natural, or weather, events, such as floods, hurricanes, fires, ice storms, earthquakes, tsunamis, wind storms, etc. These disasters can of course occur at a company and can have devastating repercussions, such as prolonged downtime, property damage, injuries and more. The likelihood, however, of such weather events are much less likely than technological and man-made events.

Technological and man-made disasters, including hardware failures, software malfunctions, user errors, security breaches, etc., can also have devastating effects on a business’ operations, causing downtime, data loss, lost productivity, lost revenue, delayed sales, increased expenses and more. One hour of downtime can cost companies anywhere between tens of thousands of dollars for small businesses to hundreds of thousands of dollars for large organizations!

It’s critical to know your Recovery Time Objective (RTO), which is your company’s maximum allowable downtime. How long can you go down and survive? If your RTO is seconds or minutes, then you better make sure you have a business continuity solution with off-site data storage.

Business Continuity ServicesMany businesses, without a proper business continuity and disaster recovery plan and solution, don’t recover from some disasters. So, before you think to yourself, “well we have beautiful weather here or we hardly ever get power outages, why should I pay for a Business Continuity Service?” – remember that your company is much more likely of falling victim to a ransomware attack, having an employee accidentally delete an important file or dealing with a malfunctioning server. No matter what sudden disastrous event occurs, you want to be protected. Ask yourself, is my company’s data worth risking? You may have gone the last 10 years disaster-free but can you truly guarantee that the next 10 years will also be free of crisis?

Business Continuity services for complete data protection

In our blog Business Continuity: A Much-Needed Insurance Policy For Your Data we mentioned the term “data insurance”. This is how our customers view their Business Continuity solution and service. They see it as an insurance policy in place to protect their company’s most important asset – their data! Companies are more and more willing to pay a monthly Business Continuity service fee to ensure that their data is 100% protected as well as easily and quickly recoverable. It’s useless to simply backup your data only to realize after a disaster struck that it takes DAYS to recover it all! Now that companies are using full management systems rather than keeping important information on paper, they realize the need for such a backup solution.

Don’t be Victim of Ransomware

QBR (Quick Backup Recovery) is a hybrid business continuity and recovery solutionWe all keep hearing about Ransomware. This type of security breach is currently a big problem for businesses, even individuals, all over the world. The likelihood of a company experiencing a ransomware attack is very high. This virus not only encrypts a company’s data but also demands payment for it to be unlocked. The governments discouraged victims from paying hackers since paying the ransom does not guarantee the release of their files.

There are many ways a company can fall victim to such a cyber attack. The most common are when computer users click on a bad link or download an encrypted email attachment. Other scams include phishing, baiting, quid pro quo, pretexting and tailgating.

Be prepared for any business disaster with Business Continuity

QBR NamtekQBR (Quick Backup Recovery) is a hybrid business continuity and recovery solution. It has the capability to store data both on premises and in the cloud. No human intervention is needed during backup. Virtual Machine snapshots are scheduled from the start at which point QBR can take snapshots at intermittent times throughout the day of the office servers and workstations to be stored on the QBR device as well as pushed off-site in the cloud. This off-site capability ensures optimal safety in case the QBR device gets damaged from a fire, flood, or other means on-site. During the restoration process, there are several options available to the business;

  1. File Restore: If the company needs to recover a specific file(s) from a specific VM taken at a specific time of the day
  2. Bare Metal Restore: If a company needs to restore a complete VM from the local device into a physical machine
  3. Export VM: If a company needs to restore the backup from the QBR device to HyperV or VMware format, so it can be deployed on a virtual environment.

With all of these options, a company’s data can be accessed almost immediately during a disaster. The whole point of a Business Continuity solution is to ensure a business remains operational, without any data loss, during a disaster.

Keep your business data safe from hackers and other disasters

It’s important to understand why total data protection is essential in today’s business world. Businesses are now run and managed with software systems so it’s important to ensure no downtime is incurred if something unexpected happens. Companies must not only protect themselves from natural disasters but also from technological and man-made events, which are much more likely of occurring. Reduce your risks with a Business Continuity solution and a solid disaster recovery plan.

When it comes to your business’ future, don’t take a chance! Look into the safest way to backup and restore your data with QBR.

Contact us today!

Total Data Protection Business Continuity Services

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ERP SaaS : Les principales raisons de déployer une solution logicielle SaaS ERP basée sur le cloud computing

SaaS ERP: The Major Reasons to Deploy a Cloud-Based SaaS ERP This post was updated to reflect current trends and information. SaaS – Cloud computing involves housing a company’s data in a network of servers in a secure Data Centre (where all data is accessed over the Internet). Software as a Service – is a […]

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6 façons de réaliser une implémentation logicielle facile

Au cours de nos années d’expérience dans la mise en œuvre de logiciels, nous avons rencontré des chefs d’entreprise qui ont différents points de vue sur l’utilisation de la technologie informatique tels que le système ERP, le logiciel CRM, ainsi que la mise en œuvre du logiciel et l’intégration de logiciels en général. Peut-être, vous vous reconnaissez parmi ceux qui sont:

Actuellement, n’ont pas un système de gestion de logiciel

Vous mettez l’implémentation du système en attente et continuez à utiliser Microsoft Word et Excel pour stocker vos données sensibles jusqu’à ce que vous n’ayez plus d’autre choix que de passer à un système ERP / CRM.

Actuellement, vous utilisez un ancien système

Vous continuez à utiliser votre vieux système pour quelques années de plus et continuer à faire des corrections mineures ici et là pour tenir compte des changements dans votre industrie/entreprise

Faire des mises à niveau du logiciel

Peu importe ce que vous avez entendu ou vécu lors de la mise en œuvre de projets informatiques antérieurs, vous continuez à mettre à niveau votre logiciel, car vous savez qu’à long terme, cela sera plus avantageux pour les employés et la prospérité de votre entreprise.

Implémentation du logiciel: peur du changement

Pourquoi les implémentations des logiciels sont-elles connues pour être si pénibles pour les dirigeants d’entreprise? Parmi les causes les plus communes, nous trouvons le prix, la perte de temps et la crainte de grands changements. C’est un fait, car souvent, le prix final est si élevé. Normalement, les implémentations prennent plus de temps que prévu, tandis que le personnel résiste au changement de processus. Les nouveaux systèmes semblent trop complexes, donc ils prétendent qu’ils étaient mieux avec des feuilles de calcul Excel et des documents Word, ou tout simplement avec leur ancien système.

 Lecture utile:

Réaliser une implémentation du logiciel facile

Voici quelques conseils qui vous permettront d’avoir une mise en œuvre harmonieuse et d’éviter les problèmes majeurs énumérés ci-dessus.

1. Constituer une petite équipe interne pour superviser et gérer le projet de mise en œuvre.

Une équipe interne, composée de 5 employés ou moins, est essentielle pour une mise en œuvre réussie du logiciel. Ce groupe devrait être en interaction permanente avec tous les départements

et la direction. Ils travaillent main dans la main avec le fournisseur de services ERP. En plus de cela, il est préférable que ces employés ne soient pas distraits par leurs tâches quotidiennes normales, car ils devraient consacrer pleinement leur temps au projet de mise en œuvre du logiciel. Cela garantira que tout se passe bien et que les besoins de chacun sont satisfaits.

2. Embaucher un fournisseur qualifié en informatique / ERP

De nombreuses petites et moyennes entreprises ne disposent pas toujours d’une équipe informatique interne. De nos jours, une équipe informatique interne n’est même plus nécessaire en raison de l’émergence de l’informatique en nuage et du logiciel en tant que service.

Cependant, il est très important d’embaucher le bon fournisseur de logiciels qui peut agir en tant que votre consultant informatique et l’équipe de mise en œuvre de l’ERP pour votre projet ERP SaaS. UN consultant/fournisseur ERP qualifié devrait avoir:

  • L’expérience et les connaissances informatiques nécessaires
  • Une solide compréhension des affaires
  • Excellentes compétences en communication, car ils travailleront main dans la main avec votre équipe interne (comme mentionné au # 1)
  • Fournir une analyse détaillée des différents coûts initiaux (y compris les éventuels frais pour des situations imprévues au cours de la mise en œuvre)

3. Obtenir le soutien complet de la direction

La direction doit rester unifiée dans l’appui au projet. Ils doivent continuellement encourager et motiver leurs équipes à ne pas abandonner.

Le soutien de la haute direction n’est pas seulement un soutien financier, mais un encouragement, car cela peut être un moment difficile pour les employés de s’habituer à un nouveau système et potentiellement de nouveaux processus.

En plus de cela, comme il y aura beaucoup de formation des utilisateurs finaux, il peut être très utile si la direction peut alléger certains membres de l’équipe des responsabilités habituelles – en particulier l’équipe de mise en œuvre interne au cours de cette courte période de temps.

4. Prendre les bonnes décisions en matière du « budget informatique »

La direction doit définir le rôle des TI avant de prendre une décision. L’informatique peut jouer un rôle majeur dans la réalisation des objectifs de l’entreprise. C’est pourquoi le service de la comptabilité

 doit bien comprendre la stratégie informatique afin de prendre les bonnes décisions en matière d’investissements logiciels.

Il s’agit de voir l’informatique non pas comme un coût, mais plutôt comme un investissement.

 5. Présenter au personnel les nouveaux processus et normes AVANT la mise en œuvre

Habituellement, les PME ont des environnements et des processus informels et indisciplinés.
Le gros problème est que les systèmes ERP et autres solutions informatiques apportent la rigidité procédurale et la discipline. C’est à ce moment que la résistance des utilisateurs et des conflits est susceptible de se produire.

Les dirigeants doivent apporter une certaine cohérence de processus et des procédures normalisées avant que la mise en œuvre logicielle commence. Il s’agit d’intégrer les employés dans ce nouvel environnement de travail.

6. Formez toute votre équipe à utiliser le nouveau système

Investir dans la formation des utilisateurs  n’est pas optionnel si vous voulez avoir une implémentation réussie et harmonieuse. Si vos employés ne savent pas comment utiliser le système de la bonne façon, ils vont commencer à résister et votre équipe ne pourra pas travailler aussi efficacement que possible.

Pour une formation réussie, commencez ce processus pendant la mise en œuvre et poursuivez également après la date de lancement. Suivez ces étapes:
– établir des objectifs

– demandez à l’équipe interne d’évaluer les besoins de chaque utilisateur et les exigences de formation

– créer un programme de formation et un horaire

– demander au consultant en informatique / ERP d’informer et de former les utilisateurs

Résumons: pour réaliser une implémentation logicielle facile, vous devez:

  • Mettre en place une petite équipe interne pour gérer le projet d’implémentation
  • Embaucher un fournisseur informatique qualifié
  • Obtenez un soutien complet de la part de la haute direction
  • Définir le rôle des TI pour prendre de meilleures décisions budgétaires
  • Initier le personnel aux nouveaux processus et normes dès le début
  • Former les utilisateurs finaux sur le nouveau logiciel

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Comment l’intégration EDI peut-elle aider à renforcer votre activité en ligne?

Acheter des billets, des cadeaux, des vêtements, des équipements et même des produits alimentaires – la plupart d’entre nous le font très souvent en ligne. Être n’importe où, en utilisant un téléphone ou un ordinateur portable, peu importe, tant que nous sommes connectés à Internet. Interface utilisateur simple, actions et résultats rapides. Tout est si facile que cela ne prend que quelques minutes. Cela explique pourquoi le nombre d’acheteurs en ligne augmente énormément d’année en année. Par exemple, le nombre d’acheteurs en ligne seulement aux États-Unis est estimé à 230,5 millions en 2021, contre 215,4 millions en 2017.

Source: The Statistics Portal “Statista”  

Le graphique ci-dessus, affiche des statistiques sur les acheteurs en ligne qui ont parcouru les produits, comparé les prix ou acheté des marchandises en ligne au moins une fois au cours de l’année correspondante. Vous remarquez une augmentation des acheteurs en ligne chaque année grâce à l’introduction active de la vente au détail Omnicanal.

C’est quoi la vente au détail Omnicanal?

L’omnicanal est un modèle commercial que les entreprises utilisent pour améliorer les expériences de leurs clients. « Omnis » peut être traduit du latin comme « existant partout ». Dans notre cas – couvrant tous les canaux de communication avec les clients: comme les emplacements physiques, boutique en ligne, médias sociaux, conversation en ligne, applications mobiles et communications téléphoniques. Le client accède à tous les produits et services de la manière la plus pratique pour lui, tout en étant toujours visible pour le détaillant.

Configuration de votre boutique en ligne

Ouvrir une boutique en ligne dans le monde numérique d’aujourd’hui n’est pas difficile; cependant, exécuter les opérations d’une entreprise en ligne est plus difficile. Voici certains des avantages indéniables de la gestion d’une boutique en ligne:

  • Il n’y a pas de frais de location
  • Vous avez besoin de moins d’employés pour faire fonctionner le magasin.
  • Les entreprises peuvent surmonter les limites géographiques
  • Le meilleur de tous, il est ouvert 24 heures par jour, 365 jours par an

Utilisez la meilleure pratique de commerce électronique

Afin de ne pas rester à l’écart du jeu du commerce électronique, vous devez accorder une grande attention aux détails et rechercher les meilleures pratiques dans le domaine du commerce électronique. Sur Internet, il existe de très bons conseils pour les entrepreneurs qui démarrent leur activité en ligne; il s’agit de choisir une plateforme de commerce électronique, d’optimiser la vitesse de chargement de la page, de créer un contenu unique, de promouvoir les produits, etc.

Cependant, il n’y a pas beaucoup de ressources parlant des aspects techniques et logistiques. Certaines informations critiques telles que l’échange électronique de documents entre une entreprise en ligne et ses partenaires commerciaux ou ses compagnies de transport sont cruciales pour un tel projet.

Une autre pratique importante du commerce électronique est l’intégration complète et l’échange de données informatisées (EDI), afin d’améliorer la rapidité, la précision, la qualité de l’information et l’efficacité commerciale.

Le rôle de l’intégration EDI dans la logistique et le commerce électronique

Le terme «logistique» même dans le commerce de détail traditionnel, il n’était toujours pas clair et loin d’être évident. Une des définitions de la logistique d’entreprise:

« Avoir le bon article dans la bonne quantité au bon moment au bon endroit pour le bon prix dans les bonnes conditions au bon client »

Lorsque vous exploitez une entreprise de commerce électronique, quelle que soit la méthode de gestion de la chaîne d’approvisionnement que vous choisissez (Drop-Ship ou autre), vous devrez faire face à une quantité importante de documents commerciaux que vous devrez échanger avec vos partenaires commerciaux.

Maintenant, faisons un calcul simple: combien de temps vos employés consacrent-ils à la saisie des commandes, à l’expédition,  à la facturation, à la génération des étiquettes? Quel est le taux d’erreur? C’est peut-être pourquoi le taux de retour des produits vendus en ligne est très élevé. La recherche sur les retours de produits de commerce électronique montre:

à mon avis, les statistiques ci-dessus, reflétant les retours de produits de commerce électronique, semblent effrayantes.  Est-il possible de réduire les pourcentages ci-dessus? Votre entreprise en ligne peut-elle éviter ces erreurs?

L’intégration EDI améliore la qualité des données, elle réduit 30% à 40% des erreurs dans les transactions. Cette intégration élimine les écritures illisibles, les erreurs de frappes, les pertes de télécopies / courriers et les erreurs de transmission.

Pensez et gérez mieux votre activité en ligne

Les effets positifs de l’intégration EDI seront mesurables dans tous les services suivants: commerce, production, logistique et finances.

dans les ventes:

  • Le cycle de vente et la qualité de la relation avec vos clients ainsi que le délai de traitement sont améliorés.

En production:

  • Réduction des coûts de production
  • Meilleure gestion de votre inventaire
  • Court temps de production

En logistique:

  • Réduction du temps de traitement pour les envois
  • Élimination des anomalies ou des erreurs
  • elimination des documents papier
  • Forte amélioration de la qualité de l’information

En finance:

  • Réduction du temps de facturation
  • Réduction des disputes

En conclusion, passer à l’intégration EDI, donne à une entreprise l’accès à un avantage concurrentiel indéniable, réduit les coûts de ses produits et services, améliore les processus d’affaires et répond à la demande des clients et des fournisseurs.

Contactez nos experts aujourd’hui pour en savoir plus sur nos services EDI ou visiter EDI2XML.com

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Qu’est-ce que le document EDI 846?

Qu’est-ce que le document EDI 846?

Le 846 X12 est l’un des documents électroniques le plus échangés entre les partenaires d’affaires. Il est surtout important en raison de l’évolution de l’activité de drop-shipping qui a connu une grande avancée au cours des dernières années, le tout est dû au commerce électronique et des ventes en ligne. Fondamentalement, ce document découle de document papier intitulé « demande d’inventaire et conseil ». Il s’agit d’une notification envoyée par le fabricant au vendeur, l’informant de l’état du stock et la disponibilité. Il peut inclure également des informations sur les prix.

En d’autres termes, ce message EDI est pour échanger les informations sur la disponibilité de la marchandise et les biens.

EDI 846Pour le commerce électronique, il est très important que les informations sur la disponibilité des biens soient à jour. C’est pourquoi l’une des principales exigences EDI pour Amazon est la capacité du fournisseur à transmettre un message EDI 846. Ce n’est pas seulement une exigence exclusive à Amazon ; d’autres grands détaillants tels que Cabela’s, Wal-Mart, Costco, ont tous la même exigence en ce qui concerne l’EDI, pour pouvoir alimenter leur plate-forme de commerce électronique avec des informations exactes concernant l’inventaire.

Le document EDI 846 peut être envoyé à des partenaires commerciaux autant de fois que nécessaire. Cela peut être 2-3 fois par semaine, jusqu’à même plusieurs fois par jour ; chaque détaillant a ses propres exigences. Le document EDI 846 permet aux fournisseurs de fournir des informations sur les partenaires commerciaux de leurs produits sans les forcer à effectuer un achat. En outre, l’EDI 846 souvent utilisé pour informer les partenaires commerciaux sur la disponibilité des biens à des prix réduits.

EDI 846 requête d’inventaire et conseil utilisation

L’autre question évidente à propos de 846 : qui est-ce qui utilise le EDI 846 autre qu’Amazon et les principaux détaillants de commerce électronique ? La vérité c’est que non seulement les détaillants de commerce électronique peuvent utiliser cette transaction EDI et échanger les documents de 846, en effet, tous les partenaires commerciaux peuvent accepter de l’utiliser pour échanger la disponibilité de l’inventaire. Voici quelques exemples:

  • Les vendeurs pour fournir des informations sur la disponibilité d’inventaire à un client potentiel.
  • Les représentants du vendeur pour fournir au vendeur l’information sur l’inventaire.
  • Un magasin pour fournir l’information sur la disponibilité d’un produit à un autre magasin.
  • Le vendeur peut demander un rapport sur la disponibilité de l’inventaire.

Quelles informations ce document X12 transmet-il ?

Dans la transmission, EDI 846, l’identification de l’emplacement de l’inventaire, la quantité et la description de l’article sont les informations de base incluses dans presque tous les documents EDI 846; cependant, des informations supplémentaires peuvent être ajoutées telles que:

–  Quantité prévue

– Nombre d’articles déjà vendus

–  Quantité disponible en stock

–  Information sur les prix

Avec EDI 846, les magasins en ligne optimisent leurs livraisons. Ils n’ont pas besoin d’entrer les données manuellement dans leurs systèmes internes, comme le ERP. Il donne une information précise et en temps réel aux acheteurs en ligne sur la disponibilité du stock. De plus, il réduit les frais d’administration et les frais de traitement des commandes et les articles achetés par les consommateurs en n’ayant aucun stock sur place.

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3 raisons d’intégrer l’EDI à Shopify

3 raisons d’intégrer l’EDI à Shopify

Cet article est tiré de notre blog
publié sur notre plateforme EDI2XML.

Icône de panier d'achat sur l'écran d'un téléphone intelligent dans un centre commercial flou

Souvent, lorsque je rencontre des chefs d’entreprise et des cadres, la même question revient au cours de la discussion : pourquoi les entreprises qui exploitent des boutiques de commerce électronique sur Shopify ou Magento ont-elles besoin d’une intégration EDI? J’ai décidé de publier cet article et d’expliquer mes arguments en identifiant les 3 principales raisons pour lesquelles les entreprises utilisant Shopify doivent se conformer et s’intégrer à l’EDI.

Qu’est-ce que Shopify ?

En bref, Shopify est l’une des principales plateformes canadiennes de commerce électronique proposées aux clients sur la base d’un abonnement mensuel. Les entreprises et les particuliers peuvent s’abonner, mettre en ligne leurs propres articles sur la plateforme de commerce électronique et commencer à les vendre au public. Pour plus d’informations sur Shopify, vous pouvez visiter leur site web, qui contient des tonnes d’informations sur la façon dont les choses sont faites.

Qui utilise Shopify ?

Les particuliers ou les entreprises de toutes tailles qui souhaitent vendre des produits en ligne à leurs clients et aux consommateurs B2C sont généralement les utilisateurs d’une plateforme telle que Shopify. Avec moins de 100 $ par mois, ils peuvent commencer à vendre des produits et les expédier à leurs clients.

Un mot sur l’expédition directe

Il est important de souligner qu’avec l’émergence de la vente au détail en ligne et du commerce électronique sur Internet, les entreprises qui vendent des produits en ligne sur des plateformes telles que Shopify ne disposent pas nécessairement d’un stock des produits qu’elles vendent.

Ils reçoivent la commande du consommateur en ligne sur la plateforme Shopify (ou magasin), puis transfèrent cette commande au(x) partenaire(s) industriel(s) pour l’expédition et la livraison, tout en mettant l’emballage en « marque blanche ». Ce concept est appelé « Drop-Ship » (ou expédition directe) dans le monde de la vente au détail et du commerce électronique. Le propriétaire du magasin reçoit la commande du consommateur, qui est payé d’avance pour la marchandise. Le propriétaire du magasin transmet la commande au fabricant pour expédition et livraison directe au consommateur.

Quel est le rôle de l’EDI dans le contexte du commerce électronique ?

Pour rappel, l’EDI (Electronic Data Interchange) est un ensemble de normes et de processus permettant d’échanger des documents de nature commerciale par voie électronique entre partenaires commerciaux. Ce que j’entends par documents commerciaux, ce sont les bons de commande et les factures. Cet échange de données peut se faire dans les deux sens (entrée et sortie).

Dans le cadre de la vente en ligne sur internet sur une plateforme telle que Shopify et des commandes en drop-shipping, l’EDI entre en jeu pour plusieurs raisons :

  • La plupart des activités de fabrication et de grande distribution nécessitent une intégration de système à système par le biais d’une sorte d’EDI.
  • Les entreprises de transport maritime ont également besoin d’une intégration via l’EDI
  • Le consommateur d’aujourd’hui est très instruit et exige d’être informé de l’état de sa commande à chaque étape du processus d’expédition.

Comme vous le remarquez, tout ce qui précède nécessite une intégration de système à système entre de nombreux systèmes et plates-formes hétérogènes. Toutes les grandes entreprises et tous les détaillants sont bien équipés de plates-formes et de normes EDI qu’ils investissent dans le développement depuis des années, et le moment est donc venu pour eux d’amortir tous leurs investissements.

Les 3 principales raisons pour lesquelles vous avez besoin d’une intégration EDI avec Shopify

Comme vous l’avez peut-être remarqué dans les sections précédentes, les raisons sont très évidentes pour avoir une intégration EDI avec votre boutique Shopify :

  • Si vous travaillez dans le secteur de la livraison directe et que vous vendez en ligne, il y a de fortes chances que vos fournisseurs vous imposent de passer à l’EDI.

  • Si vous vendez en ligne sur Shopify et que vous avez un grand nombre de clients qui doivent être informés de leurs commandes à tout moment, c’est une autre raison pour laquelle vous devez intégrer l’EID à votre boutique Shopify.

  • Si vous traitez avec des sociétés de transport (FedEx, Purolator, UPS…) et que vous avez un volume important d’envois quotidiens, vous devez intégrer vos systèmes et Shopify avec l’EDI.

Les raisons susmentionnées sont les principales raisons de ce besoin, mais il en existe d’autres, et je voulais simplement partager les plus importantes d’entre elles.

Mais pouvons-nous intégrer Shopify à l’EDI ?

Bien sûr, c’est faisable, nous le faisons tous les jours. Avec la bonne équipe d’intégrateurs, qui ont des années d’expertise dans l’intégration de l’EDI à n’importe quel système, il n’y a pas d’erreur possible.

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20 termes techniques à connaître

Définition des termes commerciaux et technologiques

Nous avons dressé une courte liste de termes relatifs aux technologies commerciales qu’il est utile d’avoir à portée de main lorsque vous recherchez des solutions logicielles pour votre entreprise ou lorsque vous discutez avec un fournisseur de services informatiques. Car, parfois, une définition courte et simple suffit, et c’est exactement ce que nous avons ici.

Termes relatifs à la « CONTINUITÉ DES AFFAIRES

Continuité des activités : Ensemble d’activités visant à garantir qu’une organisation puisse répondre à une crise ou à une catastrophe en temps opportun afin de poursuivre ses activités comme d’habitude.
Solution de continuité des activités : Solution logicielle mise en œuvre dans une organisation pour assurer une sauvegarde continue et sécurisée des données ainsi qu’une restauration rapide des données (dans leur état antérieur) en cas de catastrophe ou de crise.
Catastrophe/crise : Tout événement ayant le pouvoir de perturber les activités d’une organisation
Temps d’arrêt : Période pendant laquelle le système d’une entreprise est indisponible (ou n’a pas rempli ses fonctions normales).
Sauvegarde des données : Le processus consistant à faire une copie sécurisée des fichiers de données d’une personne ou d’une entreprise et à la stocker sur un support ou un appareil externe en vue d’une utilisation ultérieure en cas de catastrophe.
Sauvegarde hors site : La sauvegarde et le stockage de données dans un lieu éloigné du site physique de l’entreprise.
VM : Machine virtuelle : imitation d’un ordinateur physique ; en fait, une machine virtuelle vous permet d’exécuter d’autres systèmes d’exploitation au sein de votre système d’exploitation actuel.

 

Virtualisation = Création d’une version virtuelle d’un système d’exploitation, d’un réseau, d’un serveur, d’un dispositif de stockage, d’un périphérique, etc.
Restauration : Le processus de rétablissement des activités normales d’une entreprise par la réparation du matériel et la récupération des données à partir des méthodes de sauvegarde de l’entreprise ;

 

Restauration de fichiers = récupération de fichiers spécifiques] [Bare Metal restore= »restoration » of complete VM from « bare metal » (without previously installed software or OS)]
RTO : Objectif de délai de rétablissement: paramètre de la reprise après sinistre utilisé pour calculer le délai dans lequel une entreprise doit être rétablie avant que la perturbation n’entrave sérieusement ses activités.
RPO : Objectif de point de reprise ; paramètre de reprise après sinistre utilisé pour calculer le temps qui peut s’écouler pendant une perturbation avant que la quantité de données perdues pendant cette période ne soit supérieure au seuil maximal admissible de l’entreprise.

Termes ‘CLOUD

L’informatique en nuage (Cloud Computing) : Un moyen de stocker et de traiter les données d’une entreprise. Au lieu d’être hébergées sur les serveurs d’un client (sur site), les données sont hébergées dans un réseau de serveurs dans un centre de données sécurisé ; les données sont donc accessibles à distance (via Internet).

 

Connaître la différence entre « SaaS » et « Cloud Computing ».
Cloud public : Environnement multi-locataires ; cette forme d’informatique en nuage repose entièrement sur un fournisseur de services ; tous les services (serveurs, stockage de données et applications) sont fournis via Internet.
Cloud privé : Environnement à locataire unique ou « cloud computing à domicile » ; il s’agit d’une plateforme de cloud computing mise en œuvre à l’intérieur du pare-feu de l’entreprise, ce qui lui permet de mieux contrôler les données et leur sécurité ; elle présente les mêmes caractéristiques qu’un cloud public.
Cloud hybride : Un service en nuage intégré (combinaison de nuages privés et publics) où certaines applications ou ressources sont fournies et gérées sur place et d’autres à l’extérieur (dans un nuage public).
Sur place : Mode traditionnel de fourniture de services informatiques; lorsqu’une entreprise choisit d’avoir sa propre salle de serveurs pour héberger tous ses équipements informatiques, celle-ci est généralement gérée par son propre personnel informatique interne (elle peut également être gérée par une équipe informatique externalisée).
Hors établissement : (ou environnement d’hébergement hors site) ; fourniture de services informatiques hors site, lorsque les services informatiques sont gérés par un fournisseur tiers et que les serveurs et le matériel sont loués par ce fournisseur.
Centre de données : Une installation sécurisée qui abrite des serveurs et des équipements de télécommunications. Lorsque l’on parle d' »hébergement en nuage », ces centres de données sont les foyers de ces services en nuage.
SaaS : Logiciel en tant que service: il s’agit d’un modèle de distribution de logiciels dans lequel une application est fournie à un client sur la base d’un abonnement, le logiciel étant hébergé par le fournisseur de services et n’étant pas la propriété du client. En règle générale, l’application logicielle est fournie par le biais d’un réseau (Internet)
Hébergement géré : Lorsqu’un fournisseur de services loue à un client des serveurs et le matériel associé nécessaire. Il est contrôlé et entretenu par le fournisseur de services et tout le matériel se trouve dans les locaux du fournisseur.
Hébergement de l’application : Lorsqu’une entreprise transfère son logiciel vers un environnement d’hébergement hors site (généralement dans le nuage).

Si vous souhaitez que nous ajoutions des termes à la liste, laissez-nous un commentaire dans la section ci-dessous !

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