L’EDI au service de votre entreprise en 2016

La communication EDI, une méthode d’échange électronique de documents commerciaux, comme les bons de commande et les factures, entre partenaires commerciaux, a été très demandée par les fabricants, les détaillants, les fournisseurs, etc. ces dernières années… et pour de bonnes raisons ! [Lisez les principaux avantages de l’EDI].

Vous avez récemment envisagé de faire affaire avec un grand détaillant, mais celui-ci exige que vous échangiez des commandes, des factures et des ASN par EDI ? Vous vous demandez si vous devez ou non introduire l’EDI dans votre entreprise d’ici 2016 ?

La première chose à retenir avant de commencer – l’EDI ne doit PAS être complexe et coûteux. Lorsque l’EDI a vu le jour, il était destiné aux grandes entreprises de transport, mais aujourd’hui, l’EDI s’adresse à tout le monde, qu’il s’agisse de grandes ou de petites entreprises, de transport, de fabrication, etc.

Deuxièmement, il n’est pas nécessaire d’embaucher tout un département EDI dans votre bureau. De nos jours, il est plus facile et plus abordable d’engager un fournisseur de services EDI tiers pour vous permettre de démarrer et de communiquer avec vos partenaires commerciaux.

Troisièmement, il est préférable de parler à d’autres personnes de leurs expériences avec leur fournisseur de services EDI. De nombreux dirigeants d’entreprise choisissent simplement le fournisseur d’EDI le plus connu parce qu’il est réputé et offre un vaste réseau de partenaires. Malheureusement, ces choix ne sont pas toujours les meilleurs pour les petites et moyennes entreprises, car leurs factures mensuelles peuvent être très élevées et leur équipe d’assistance n’est pas toujours disponible. Il est très important de faire ses devoirs et de voir quelle solution et quel service conviennent le mieux aux besoins et au budget de votre entreprise.

Maintenant que 2016 est à nos portes, il est préférable de s’y mettre dès que possible. Obtenir toutes les informations nécessaires pour déterminer le type de services dont vous avez besoin, leur coût et le fournisseur qui conviendra le mieux à votre entreprise. En fonction de vos besoins, un projet de mise en œuvre EDI simple et typique peut prendre jusqu’à une semaine ou deux pour démarrer (en fonction, bien sûr, de la collaboration de votre partenaire commercial).

Questions à poser à votre nouveau partenaire commercial (peut-être Target, Wal-Mart, Home Depot, etc.) :

• Quels documents vous demandent-ils de leur envoyer et quels documents vous enverront-ils ?
• De quel protocole de communication ont-ils besoin [AS2, VAN, FTP] ?
• Quelle norme utilisent-ils ? [ANSI ASC X12, EDIFACT] ?

 

Une fois que vous avez répondu à toutes ces questions, il est temps de demander au partenaire commercial de vous envoyer ses spécifications de document (afin de les transmettre ensuite à votre fournisseur de services EDI).

Ensuite, demandez à votre service informatique (si vous en avez un), à votre fournisseur informatique ou à la personne responsable :

• Quel est le meilleur format de document pour une intégration facile dans votre système de gestion [XML, CSV, TXT] ?

Dans le cas où les budgets sont très serrés, il est préférable de demander à votre service comptable le budget mensuel qui vous est alloué pour les services EDI. Il est important de noter les économies généralement réalisées grâce à ce changement, à savoir les coûts liés à la saisie manuelle des données pour le traitement des bons de commande et des factures, la correction des erreurs, etc.

Il est maintenant temps de choisir votre fournisseur de services EDI, en fonction des services offerts, des prix, de la disponibilité de l’assistance et de l’efficacité et de la simplicité avec lesquelles il peut rendre l’ensemble du processus EDI pour votre entreprise. La tarification des services de traduction, d’intégration et de communication EDI comprend généralement des frais d’installation initiaux uniques et des frais de service mensuels (généralement basés sur le volume de transactions EDI d’un mois donné (en kilo-caractères)).

Pour voir un processus EDI complet pour les documents entrants et sortants utilisant EDI2XML, visitez notre blog ‘B2B Transactions & EDI Communication‘.

Nous vous suggérons toujours de commencer par une consultation téléphonique ou une réunion avec un expert en EDI afin qu’il puisse vous proposer les meilleures options pour les besoins de votre entreprise.

Pour plus d’informations sur la communication EDI, téléchargez notre guide « Intro to EDI » ci-dessous.