Lorsqu’un dirigeant est confronté à la décision de changer son système d’entreprise existant ou d’adopter sa première solution, dans le cas d’une start-up, de nombreuses questions se posent. Les principales sont bien sûr : « Quel type de système de gestion commerciale dois-je adopter pour mon entreprise ?‘ ‘Quel est le bon système pour gérer mon entreprise : s’agit-il d’une application packagée prête à l’emploi ou d’une solution logicielle entièrement intégrée?’.

Dans le cas d’une entreprise bien établie, les questions soulevées ne sont pas très difficiles à répondre par les dirigeants. La plupart du temps, ils ont déjà expérimenté différents types de solutions et ils sont assez décidés quant à l’option qu’ils souhaitent choisir. Le seul problème dans ces entreprises est que, le plus souvent, les propriétaires et les dirigeants d’entreprises se sentent trop à l’aise avec leur système existant et ne réalisent pas que leurs processus commerciaux peuvent être simplifiés et améliorés. Mon article précédent, intitulé 5 signes que vous devriez investir dans des services informatiques, traite des signes et symptômes importants qu’une petite et moyenne entreprise doit rechercher lorsqu’elle envisage d’investir dans des services informatiques.

Dans cet article, j’insisterai sur les différences entre les systèmes packagés prêts à l’emploi et les solutions logiciellesintégrées, afin d’aider les dirigeants de jeunes entreprises et d’entreprises établies à choisir l’option la plus adaptée à leurs besoins.

Vous trouverez ci-dessous les principaux points à prendre en compte lors du choix d’une solution logicielle pour gérer votre entreprise.

Modules, caractéristiques et fonctions

Le premier point critique à rechercher est la disponibilité des caractéristiques et fonctions nécessaires au fonctionnement quotidien de votre entreprise. Les petits paquets prêts à l’emploi offrent des fonctionnalités limitées et prédéterminées, qui peuvent ou non correspondre à ce dont vous avez réellement besoin ou envie. D’un point de vue informatique et commercial, il est toujours recommandé de gérer toutes les opérations de votre entreprise au sein de la même plateforme logicielle intégrée, si possible. Pensez au désagrément que représente le fait de disposer de nombreux systèmes différents pour gérer la comptabilité, la gestion des stocks et des entrepôts, les achats et les opérations en transit, etc. sans aucune intégration ni coordination des différents composants. Ne serait-ce pas également une perte de temps, d’efforts et d’argent que d’engager plusieurs équipes informatiques pour gérer les différents 2? Une solution entièrement intégrée offre tout ce qui précède dans une seule plateforme logicielle unifiée.

Déploiement

Le deuxième aspect à prendre en compte est le déploiement de la solution logicielle. Avec la technologie d’aujourd’hui, nous avons deux méthodes de déploiement pour une application logicielle: soit dans le « nuage« , soit « sur place ». Lorsque l’on choisit l’option « cloud« , il est important de se poser les questions suivantes : ‘Où se trouvent les données? Est-ce que cela relève des juridictions de notre pays ? Dans quelle mesure le « nuage »dans lequel les données sont déployées est-il privé et sécurisé ??’ Il est important de répondre à ces questions avant de prendre votre décision finale.

Dans le cas d’un déploiement « sur site« , d’autres questions doivent être posées, commeQuelle est la configuration matérielle minimale requise pour exécuter l’application ? Combien d’argent dois-je investir au départ pour mettre en place l’infrastructure nécessaire au fonctionnement du logiciel, y compris toutes les sauvegardes et les mécanismes de reprise après sinistre ? L’application logicielle est-elle conçue pour un environnement multi-utilisateurs simultané ?Il s’agit d’une question importante, en particulier pour les jeunes entreprises qui commencent souvent avec un seul utilisateur avant de s’étendre à de nombreux autres. Cependant, cette extension avec un paquet prêt à l’emploi nécessite une bonne somme d’argent.

Maintenance des applications

Un autre point important à garder à l’esprit est la maintenance de l’application. Toutes les applications logiciellesdoivent être maintenues pendant leur cycle de vie. La plupart du temps, surtout dans les entreprises en démarrage, les dirigeants achètent un petit progiciel prêt à l’emploi et ne le renouvellent jamais ou ne s’abonnent pas à la maintenance et au soutien. Dès qu’ils rencontrent un problème avec le système, ils ont de sérieux ennuis. En revanche, avec une application logicielle entièrement intégrée proposée dans le cadre du modèle SaaS(Software as a Service), la maintenance de l’application est généralement comprise dans le prix forfaitaire.

Assistance aux utilisateurs

Je recommande toujours une solution qui offre un soutien adéquat aux utilisateurs. Lorsque les entreprises adoptent de petits progiciels prêts à l’emploi, elles se retrouvent seules en ce qui concerne l’assistance aux utilisateurs. En général, les sociétés qui revendent des systèmes prêts à l’emploi (qu’il s’agisse de grandes ou de petites marques) sont susceptibles de fournir une assistance, mais uniquement par leur équipe de vente et non par des programmeurs techniques. Par conséquent, le client se retrouve généralement avec une assistance téléphonique en Asie ou en Chine, où il y a un décalage horaire et une barrière linguistique. Il est extrêmement important de rechercher un fournisseur de logiciels ayant une présence locale et capable de soutenir vos utilisateurs et votre personnel en cas de besoin, sans délai.

Flexibilité

La flexibilité de toute application logicielle est essentielle pour toute entreprise. Être capable d’intégrer, de personnaliser, de mettre à niveau, de modifier certains aspects en fonction des besoins de votre entreprise et de développer des fonctionnalités supplémentaires nécessaires à votre activité est vraiment une nécessité pour toute entreprise en mode d’expansion. Les possibilités d’intégration des progiciels sur étagère sont très limitées et, même si elles le sont, le coût pour l’utilisateur final risque d’être élevé. Par conséquent, une solution logicielle entièrement intégrée et flexible est un critère de sélection très important.

Évolutivité

L’évolutivité d’un système logiciel implique d’être capable de gérer et de s’adapter à toute croissance d’une entreprise. Par exemple, l’application peut-elle être facilement et rapidement modifiée et mise à niveau de la version 1 à la version 2 ou pour augmenter le nombre d’utilisateurs ? Y aura-t-il un temps d’arrêt pendant ce processus ? Combien d’heures et de travail cela prendra-t-il ? Est-il nécessaire d’interrompre mes activités pour effectuer cette mise à niveau ??

La plupart des applications logiciellesprêtes à l’emploi sont difficiles à faire évoluer et nécessitent beaucoup d’argent et de temps. La meilleure option dans le cas d’une croissance de l’entreprise serait d’adopter une application qui est entièrement intégré et évolutive sans aucun problème, sans coûts supplémentaires qui ne sont pas inclus dans le prix du logiciel, et qui n’interrompt pas non plus les opérations quotidiennes pendant le processus de mise à niveau.

Fixation des prix

Bien entendu, le prix d’une solution logicielle pour entreprises est un aspect important pour tout dirigeant. Le prix des progiciels sur étagère varie de quelques centaines de dollars, pour les petits systèmes, à des centaines de milliers de dollars pour les logiciels d’entreprise. Beaucoup pensent cependant que des prix moins élevés signifient un retour sur investissement plus rapide pour le propriétaire de l’entreprise. C’est faux. Il est toujours préférable d’opter pour une solution abordable mais qui combine tous les aspects que j’ai mentionnés dans cet article. Choisir l’option la moins chère n’est pas la meilleure solution. Il est également important de prendre en compte la maintenance et le support d’une application dans votre système de tarification, afin de ne pas être surpris par des coûts inattendus par la suite, le support étant extrêmement important et fortement recommandé. L’option ultime serait que la redevance mensuelle comprenne toutes les dépenses nécessaires.

Fiabilité du fournisseur

Le meilleur choix

C’est pourquoi je recommande vivement aux dirigeants d’entreprise de prendre en compte les points clés ci-dessus lorsqu’ils doivent choisir entre un système « prêt à l’emploi » et une solution logicielle entièrement intégrée et peu coûteuse. Les modules, les caractéristiques, les fonctions, le déploiement, la maintenance, l’assistance aux utilisateurs, la flexibilité, l’évolutivité, la tarification et la fiabilité du fournisseur peuvent réellement faire la différence dans les performances et la croissance de votre entreprise et la productivité de vos employés. Les entreprises doivent adopter la meilleure solution logicielle qui puisse évoluer avec leur activité et les aider à prospérer en même temps. Une solution de gestion entièrement intégrée et abordable, proposée « sur site » ou « dans le nuage » dans le cadre d’un modèle d’abonnement, est la meilleure solution pour réduire les soucis, les coûts et les problèmes.