Au-delà des feuilles de calcul: qu’est-ce qu’une plateforme de gestion des opérations?

Une entreprise n’a pas besoin d’être grande pour avoir beaucoup d’informations à gérer.

Une entreprise individuelle commercialisant un seul produit peut avoir besoin de suivre ses commandes, ses stocks, ses clients, ses ventes, ses achats et la demande future. Un petit distributeur peut gérer des centaines de produits et plusieurs clients. Une autre entreprise peut travailler avec un grand détaillant et utiliser l’EDI (échange de données informatisé) pour échanger des commandes et d’autres documents commerciaux.

Ces entreprises peuvent sembler différentes, mais leurs besoins opérationnels peuvent se recouper.

Dans de nombreuses petites et moyennes entreprises, les informations importantes sont dispersées entre des tableurs, des systèmes comptables, des portails EDI, des e-mails et d’autres outils. Le défi consiste à garantir l’exactitude de ces informations et à s’assurer que les modifications apportées dans un service de l’entreprise sont répercutées là où cela est nécessaire.

À mesure qu’une entreprise gagne des clients, ajoute des produits ou met en place de nouveaux processus, le nombre de personnes et de systèmes impliqués peut augmenter. Le problème sous-jacent reste toutefois le même:

Les informations commerciales sont difficiles à gérer lorsqu’elles ne sont pas interconnectées.

Les activités opérationnelles sont naturellement interconnectées

Les activités quotidiennes d’une entreprise se déroulent rarement de manière isolée.

Un produit est vendu. Une commande est créée. Le niveau de stock change. Les données de vente sont mises à jour. Les achats devront peut-être être ajustés. Il faudra peut-être réévaluer la demande future.

Les informations relatives à une activité sont souvent utiles pour une autre.

Prenons un exemple simple. Un client passe une commande pour un produit. Il faut alors savoir si le produit est disponible, quel est le niveau de stock restant après la commande et s’il faudra peut-être se réapprovisionner.

Lorsque ces informations sont conservées à différents endroits, il faut alors relier ces informations manuellement.

Cela pourrait signifier consulter la liste des produits dans une feuille de calcul, vérifier les stocks dans une autre, examiner la commande sur un portail EDI, puis mettre à jour les informations relatives aux ventes ou aux prévisions ailleurs.

Les différentes étapes sont simples.

C’est la saisie répétitive des données qui finit par alourdir le travail

Les petites entreprises peuvent elles aussi avoir des processus déconnectés

On a tendance à associer la complexité opérationnelle aux grandes entreprises, mais une petite entreprise peut être confrontée au même problème fondamental.

Un entrepreneur individuel peut gérer un seul produit et deux clients.

Il peut y avoir un tableur pour la gestion des stocks, un logiciel de comptabilité pour les données financières, une messagerie électronique pour la communication avec les clients et un autre fichier pour la planification des ventes.

L’entreprise est de petite taille. Les informations restent toutefois interconnectées.

Même si le propriétaire connaît personnellement chaque client et chaque produit, il peut tout de même passer du temps à consulter plusieurs sources pour répondre à une question élémentaire telle que :

Combien d’unités ai-je en stock, quelles commandes ont déjà été passées et de quoi pourrais-je avoir besoin le mois prochain ?

Une entreprise n’a pas besoin de centaines d’employés ni de milliers de transactions pour que des données opérationnelles interconnectées deviennent utiles.

Les tableurs font souvent partie du parcours

Excel et Google Sheets sont des outils pratiques pour de nombreuses entreprises.

Ils sont peu coûteux, flexibles et faciles à prendre en main. Une entreprise peut créer une liste de produits en quelques minutes, mettre en place un outil de suivi des stocks, analyser ses ventes ou établir des prévisions simples sans avoir à entreprendre un projet de mise en œuvre logicielle.

Pour certaines entreprises, c’est exactement ce dont elles ont besoin.

La difficulté survient lorsque le tableur doit gérer des informations qui évoluent constamment et dont d’autres processus métier ont également besoin.

Par exemple, la quantité d’un produit peut changer après la réception d’une commande. Si cette commande est enregistrée dans un système et que le niveau de stock est géré dans un tableur, quelqu’un doit veiller à ce que les deux restent cohérents.

Il peut en être de même pour les prix, les informations sur les produits, les données de vente, les plans d’achat et les prévisions.

Le tableur en lui-même est rarement le véritable problème.

Le problème réside dans le travail manuel nécessaire pour assurer la cohérence entre les différentes sources d’information.

L’EDI peut améliorer les transactions externes alors que les tâches internes restent manuelles

Pour certaines PME, ce défi devient plus manifeste lorsqu’elles commencent à travailler avec de grands détaillants, des distributeurs ou d’autres organisations qui exigent l’utilisation de l’EDI.

L’EDI permet aux entreprises d’échanger par voie électronique des documents commerciaux structurés avec leurs partenaires commerciaux. Les commandes, les informations d’expédition, les factures et autres transactions peuvent ainsi circuler entre les entreprises sans avoir recours aux pièces jointes par e-mail ni à la ressaisie manuelle des données.

Cela peut réduire considérablement le travail administratif.

Cependant, l’EDI concerne principalement la communication entre entreprises.

La suite des opérations après la réception d’une commande par EDI dépend toujours des processus internes de l’entreprise.

Imaginez qu’un petit fournisseur reçoive un bon de commande par EDI.

La commande est disponible sous forme électronique. Il se peut toutefois que quelqu’un doive encore vérifier la fiche produit, consulter l’état actuel des stocks, mettre à jour les informations internes sur les ventes et déterminer si un réapprovisionnement sera nécessaire.

Si ces processus sont gérés à l’aide de tableurs et d’applications distincts, l’entreprise peut se retrouver dans une situation particulière : la transaction avec le client est automatisée, tandis que le travail en amont de cette transaction reste en grande partie manuel.

Pour de nombreuses PME, cet écart entre les transactions automatisées et les processus internes peut devenir un véritable frein à l’efficacité opérationnelle.

Améliorer les opérations n’implique pas automatiquement le recours à un ERP

Lorsque les entreprises cherchent un moyen de centraliser leurs informations, les logiciels ERP font souvent partie des solutions envisagées.

Un progiciel de gestion intégré (ERP) peut constituer le choix idéal pour les entreprises qui ont besoin d’un système complet et intégré couvrant des domaines tels que la finance, la chaîne d’approvisionnement, la production, les ressources humaines et d’autres fonctions de l’entreprise.

Mais les PME n’ont pas toutes les mêmes besoins.

Une petite entreprise peut rechercher un ensemble de fonctionnalités bien ciblées :

• gestion des produits
• gestion des stocks
• gestion des commandes
• visibilité sur les ventes
• prévision de la demande
• EDI et connectivité avec les partenaires commerciaux

Elle pourrait également souhaiter adopter ces fonctionnalités progressivement plutôt que de se lancer dans un vaste projet de transformation.

C’est l’une des raisons pour lesquelles le concept de « plateforme de gestion des opérations » prend de plus en plus d’importance pour les petites entreprises.

Qu’est-ce qu’une plateforme de gestion des opérations ?

Une plateforme de gestion des opérations est une plateforme SaaS qui relie les produits, les commandes, les stocks, les ventes, les prévisions et d’autres informations opérationnelles dont une entreprise a besoin pour gérer ses activités quotidiennes.

Au lieu de gérer ces domaines séparément, une plateforme de gestion des opérations rassemble les informations et les processus connexes au sein d’un environnement opérationnel unique et interconnecté.

Selon le secteur d’activité, cela peut inclure la gestion des produits, la gestion des stocks, la gestion des commandes et des ventes, la prévision de la demande, l’EDI, ainsi que les connexions avec les clients ou les partenaires commerciaux.

L’intérêt ne réside pas simplement dans le fait de disposer de plusieurs fonctionnalités métier au sein d’une même plateforme. Ce qui importe, c’est la manière dont ces fonctionnalités fonctionnent ensemble.

Les informations sur les produits peuvent faciliter le traitement des commandes.

Les commandes peuvent avoir une incidence sur les stocks.

Les données de vente peuvent contribuer à l’établissement des prévisions.

Les transactions EDI peuvent alimenter les processus opérationnels internes en informations.

Lorsque ces éléments sont interconnectés, les entreprises peuvent réduire la saisie répétitive de données, assurer une plus grande cohérence des informations et obtenir une vision plus claire de leurs opérations quotidiennes.

Une entreprise peut également commencer par les fonctionnalités les plus adaptées à ses besoins, puis en ajouter d’autres au fil du temps.

La mise en place d’opérations connectées peut commencer à petite échelle

Une plateforme de gestion des opérations n’a pas nécessairement besoin d’être mise en place dans le cadre d’un projet de grande envergure.

Une entreprise peut commencer par gérer ses informations sur les produits et les stocks.

Une autre peut avoir besoin en priorité d’un système de gestion des commandes.

Un fournisseur qui utilise déjà une solution EDI peut souhaiter relier les commandes clients entrantes aux données sur les produits et les stocks.

Une petite entreprise dont l’activité repose sur les ventes saisonnières pourrait être davantage intéressée par la prévision de la demande.

Il s’agit de points de départ différents, mais ils impliquent tous des informations qui doivent rester à jour et être accessibles dans l’ensemble des activités de l’entreprise.

Une plateforme SaaS permet de connecter progressivement ces informations sans que chaque entreprise soit obligée d’adopter la même configuration.

Pourquoi la gestion des produits, des commandes, des stocks et des prévisions est interconnectée

La relation entre ces domaines est simple.

Une commande est créée.

Un produit est vendu.

Le niveau des stocks change.

Les informations sur les ventes sont enregistrées.

Cette activité génère des données qui peuvent servir de base à la planification future.

Par exemple, si une entreprise connaît les produits qui ont été commandés, l’état actuel de ses stocks et l’évolution de ses ventes au fil du temps, elle dispose d’informations plus utiles pour décider quoi acheter ou produire ensuite.

En l’absence de données interconnectées, la préparation de ces informations peut nécessiter de regrouper plusieurs tableurs et systèmes.

Grâce aux données interconnectées, ces relations peuvent s’intégrer au flux de travail habituel de l’entreprise.

Cela permet de gagner du temps, de réduire les saisies répétitives et d’offrir aux dirigeants une vision plus claire de la situation.

Présentation de POINT

Namtek et EDI2XML développent POINT, une plateforme SaaS conçue comme une plateforme de gestion des opérations destinée aux petites et moyennes entreprises.

Namtek propose des services de conseil en informatique et en technologies d’entreprise depuis 2000, tandis que sa société sœur, EDI2XML, est spécialisée dans l’EDI et l’intégration de documents commerciaux. POINT s’appuie sur cette expérience combinée pour réunir les données opérationnelles et les processus métier au sein d’une plateforme SaaS destinée aux PME.

POINT s’articule autour de cinq axes :

P — Produit. Gestion des produits et des informations associées à ce qu’une entreprise vend.

O — Opérations. Soutien aux processus et aux activités liés à la gestion des opérations quotidiennes de l’entreprise.

I — Intelligence. Utilisation de fonctionnalités basées sur l’IA pour analyser les informations opérationnelles, faciliter la prévision de la demande et soutenir la prise de décisions.

N — Network. (Réseau). Connexion des entreprises à leurs clients, à leurs partenaires commerciaux, à l’EDI et à d’autres réseaux d’affaires.

T — Technologie. Fournir les bases numériques nécessaires à la gestion et à l’automatisation des opérations quotidiennes de l’entreprise.

L’objectif de POINT est d’offrir aux PME un environnement opérationnel plus connecté, quelle que soit leur taille ou l’étape de développement de leur entreprise.

Même une petite entreprise peut tirer profit d’une meilleure gestion des produits et des stocks.

Un client EDI peut utiliser des données opérationnelles connectées en complément de ses transactions commerciales.

Une entreprise en croissance peut développer ses capacités à mesure que ses besoins évoluent.

Et une entreprise qui n’utilise pas l’EDI peut tout de même utiliser POINT pour répondre à ses besoins opérationnels.

Les entreprises peuvent utiliser POINT de différentes façons

Il n’y a pas de point de départ unique.

Une entreprise qui utilise actuellement Google Sheets peut commencer par organiser ses informations sur les produits et les stocks.

Une entreprise qui utilise déjà l’EDI peut souhaiter relier les commandes de ses clients à ses données internes sur les stocks et les produits.

Une entreprise qui travaille avec un autre prestataire EDI pourrait être intéressée par une plateforme plus complète qui associe l’EDI à la gestion de ses opérations.

Comment changer de prestataire de services EDI

Une autre entreprise peut ne pas avoir besoin de l’EDI et souhaiter simplement disposer d’un meilleur moyen de gérer ses produits, ses commandes, ses stocks, ses ventes et ses prévisions.

Le besoin commun reste le même : interconnecter les informations.

Savoir quand les processus métier nécessitent davantage de structure

Il n’existe pas de nombre précis d’employés, de produits ou de clients permettant de déterminer à quel moment une entreprise a besoin d’un environnement opérationnel plus connecté.

Pour une entreprise, le besoin peut devenir évident lorsque les mises à jour manuelles des stocks se répètent constamment.

Pour une autre, il peut devenir difficile de maintenir les informations sur les commandes et les niveaux de stock à jour.

Pour une entreprise équipée d’un système EDI, le problème peut résider dans le travail manuel qui reste nécessaire après la réception d’une commande électronique.

Parfois, le problème tient simplement au fait que le propriétaire ou l’équipe opérationnelle passe trop de temps à chercher des réponses dans différents fichiers et applications.

Il s’agit là de problèmes opérationnels, quelle que soit la taille de l’entreprise.

Les identifier tôt peut donner à l’entreprise davantage d’options lorsqu’elle cherche à améliorer ses processus et la gestion de ses informations.

Améliorer progressivement le fonctionnement de l’entreprise

La plupart des environnements informatiques des PME se développent progressivement.

Un tableur est créé pour la gestion des stocks. Un logiciel de comptabilité est ajouté par la suite. Un CRM peut ensuite être mis en place. L’EDI est adopté lorsqu’un client important l’exige. Un autre tableur est créé pour les prévisions.

Il n’y a rien d’inhabituel dans cette évolution.

L’occasion d’améliorer les opérations se présente lorsqu’une entreprise commence à examiner comment ces outils fonctionnent ensemble, plutôt que de les considérer séparément.

Les produits, les commandes, les stocks, les ventes, les prévisions et l’EDI sont tous liés au fonctionnement d’une entreprise.

Une plateforme SaaS mieux interconnectée peut réunir ces informations et processus au sein d’un environnement opérationnel unique et réduire le travail manuel nécessaire à leur gestion.

C’est l’objectif de POINT, une plateforme de gestion des opérations développée par Namtek et EDI2XML pour les PME.

L’objectif est simple : offrir aux entreprises un moyen concret de gérer les informations qui soutiennent leurs activités quotidiennes et de disposer d’une base plus solide pour accompagner l’évolution de leur entreprise.

Découvrez POINT en action

Gérez-vous toujours vos produits, vos stocks, vos commandes, vos ventes ou vos prévisions à l’aide de tableurs et de systèmes distincts ?

POINT est en cours de développement comme plateforme SaaS de gestion des opérations destinée aux petites et moyennes entreprises qui souhaitent adopter une approche plus connectée de la gestion de leurs activités.

Nous proposons actuellement des démonstrations de POINT aux entreprises qui souhaitent en savoir plus sur la plateforme.

Contactez Namtek pour planifier une démonstration de POINT et découvrir comment une approche plus connectée peut vous aider à gérer vos opérations.

Foire aux questions

Qu’est-ce qu’une plateforme de gestion des opérations ?

Une plateforme de gestion des opérations est une plateforme SaaS qui aide les entreprises à gérer et à coordonner leurs activités opérationnelles, notamment les produits, les stocks, les commandes, les ventes, les prévisions et la connectivité avec les partenaires commerciaux.

Une plateforme de gestion des opérations est-elle réservée aux entreprises en pleine croissance ?

Non. Une entreprise n’a pas besoin d’atteindre une taille spécifique pour que des opérations interconnectées deviennent utiles. Même une entreprise unipersonnelle peut tirer profit d’une meilleure organisation des informations sur les produits, les stocks, les commandes et les ventes dans un environnement interconnecté.

POINT est-il un progiciel de gestion intégré (ERP) ?

POINT se positionne comme une plateforme de gestion des opérations, et non comme un ERP traditionnel. Il est développé comme une plateforme SaaS modulaire destinée aux PME qui souhaitent disposer de fonctionnalités opérationnelles interconnectées.

POINT peut-il être utilisé sans EDI ?

Oui. L’EDI fait partie des capacités de POINT, mais une entreprise peut utiliser la plateforme pour gérer ses produits, ses stocks, ses commandes, ses ventes et ses prévisions sans avoir besoin de l’EDI.

L’EDI peut-il être relié aux données sur les stocks et les produits ?

Oui. Relier les transactions EDI aux informations sur les produits et les stocks peut réduire la saisie manuelle des données et permettre aux commandes des clients d’alimenter les processus opérationnels internes.

Quels types d’entreprises peuvent utiliser une plateforme de gestion des opérations ?

Une plateforme de gestion des opérations peut être utile aux petits fabricants, aux distributeurs, aux grossistes, aux fournisseurs, aux détaillants et à d’autres PME qui ont besoin de gérer leurs produits, leurs commandes, leurs stocks, leurs ventes, leurs prévisions ou leurs connexions avec leurs partenaires commerciaux.