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« Si vous pensez que l’éducation coûte cher, essayez l’ignorance ». – Derek Bok, président de l’Université de Harvard.

L’éducation des utilisateurs est l’une des pièces du puzzle qui vous permettra de créer une image complète d’un projet d’implémentation réussi. Une attention particulière devrait être portée à la formation des utilisateurs dans le cas d’implémentation de systèmes informatiques tels que ECM (Enterprise Content Management) qui seront utilisés par de nombreux employés.

Avantages de la formation des utilisateursLa formation des utilisateurs ERP et CRM est tout aussi importante, car ils visent à résoudre des problèmes complexes de l’entreprise. Si un système informatique ou une application d’affaires devienne un outil productif dépend directement de la formation bien organisée pour les utilisateurs.

Dans cet article, nous allons examiner la formation des utilisateurs en termes d’organisation des processus. Nous examinerons différentes manières d’organiser la formation des utilisateurs sur les projets d’implémentation, les limites, les avantages et les inconvénients de chaque approche, ainsi que notre expérience dans l’application de certaines de ces méthodes sur les projets d’implémentation informatique.

Actuellement, les méthodes les plus populaires d’organisation de la formation des utilisateurs sont les suivantes:

  • formation en petit groupe dans un laboratoire informatique;
  • des ateliers face à face;
  • ateliers de formation en format webinaire;
  • des vidéos de formation intégrées au système;
  • apprentissage en ligne.

Examinons chaque méthode pour différents paramètres: nombre d’utilisateurs, efficacité de la formation, calendrier de formation, complexité et coût.

Formation des utilisateurs en petits groupes dans la classe informatique

Cette méthode de formation est optimale pour les organisations où le nombre d’utilisateurs travaillant constamment avec le nouveau système est limité à quelques dizaines. La méthode est la plus efficace en termes de qualité de l’éducation.

La formation des utilisateurs dans la salles informatique est également recommandée si la majorité des employés n’ont pas d’expérience pratique dans l’utilisation des systèmes d’automatisation. Dans ce cas, il est recommandé de mener une formation à plein temps avec des exercices pratiques. D’après notre expérience, un tel format est le plus souvent utilisé pour d’abord éduquer un groupe de travail.

Avantages

Désavantages

· Possibilité de présenter du matériel en plus grand volume ou avec plus de détails

· Résultats d’apprentissage plus garantis

· Dialogue animé avec l’enseignant, possibilité de poser des questions

· Possibilité d’acquérir des compétences pratiques

· Un nombre limité d’utilisateurs à la fois

· Le coût élevé de la formation par participant

·  La durée de la formation due à la combinaison de la théorie et de la pratique

Séminaires à temps plein pour les utilisateurs

Cette méthode est optimale pour les organisations avec 100-200 utilisateurs (cela pourrait être en cas d’implémentation ECM). Cette méthode de formation est moins efficace que la précédente, mais en même temps, elle conserve la possibilité de poser des questions et d’obtenir des réponses en temps réel. Il est recommandé de faire un enregistrement vidéo du séminaire de formation afin que les utilisateurs finaux puissent s’y référer et actualiser leurs connaissances.

De notre expérience personnelle de l’utilisation de séminaires en face-à-face, nous pouvons recommander de combiner cette formation avec des instructions détaillées pour l’utilisateur (à la fois pour le processus d’entreprise et pour la répartition par rôles). Il est également nécessaire de fournir des ressources pour l’organisation de la première ligne d’assistance aux utilisateurs au stade de la production pilote.

Avantages

Désavantages

· Capacité à atteindre un nombre important d’utilisateurs

· Faible coût de formation par utilisateur

· formation à court terme

· La possibilité de dialoguer avec l’enseignant, l’occasion de poser des questions, de clarifier

· Le matériel est présenté sous forme théorique, il n’y a aucune possibilité d’utilisation pratique du système (il est impossible de « toucher  » pendant la session d’entraînement)

· Le matériel de formation est limité, donne le plus souvent une idée générale du travail dans le système.

Ateliers de formation pour les utilisateurs en format webinaire

Ateliers de formation en format webinaire est optimale pour les entreprises où le nombre d’utilisateurs est supérieur à plusieurs centaines et / ou les employés détachés géographiquement.

De notre expérience de la réalisation de webinaires, je voudrais attirer l’attention sur les points suivants: les webinaires sont dénués de «contact visuel», il est difficile pour l’enseignant d’obtenir des commentaires du public en temps réel. Toutefois, si les utilisateurs sont des employés ayant déjà une expérience des systèmes d’automatisation, un tel format est tout à fait viable.

Avantages

Désavantages

· Capacity to reach a significant number of users

· The ability to train users without leaving the workplace (for example, employees of company branches in different cities)

· Low cost of training per user

· The material is presented in theoretical form, there is no possibility to practice during the webinar

· Training is limited, often gives general information of the work in the system.

· The risk of technical problems

Vidéos de formation intégrées au système informatique

Cette méthode n’a également aucune restriction sur le nombre d’utilisateurs et le temps de formation. Les vidéos de formation illustrent les fonctionnalités standard du système, sans prendre en compte d’éventuelles modifications supplémentaires pour un client spécifique. Par conséquent, il peut être recommandé aux entreprises dont les processus d’affaires s’inscrivent dans la fonctionnalité standard du système ou ont été adaptés au système.

Regarder des vidéos ne remplace pas la formation complète et est recommandé comme un ajout à d’autres formats de formation des utilisateurs.

Avantages

Désavantages

· Pas besoin d’organiser spécifiquement la formation des utilisateurs. Tout utilisateur peut se référer au matériel de formation à tout moment.

· Aucun investissement financier supplémentaire

· Les vidéos offrent la possibilité de visualiser une démonstration du fonctionnel, mais il n’y a aucun moyen d’effectuer des tâches pratiques. (N’est pas recommandé de s’entraîner dans le système « Live »)

· Ils décrivent la fonctionnalité standard, ne prennent pas en compte le système de personnalisation pour un client spécifique.

Outils d’apprentissage en ligne (e-Learning)

L’utilisation d’outils d’apprentissage en ligne (par exemple, basé sur SAP Enable Now, Oracle Learning, DoceboLMS, etc.) est recommandée pour les grandes organisations avec un grand nombre d’utilisateurs travaillant dans le système, y compris les employés qui travaillent à domicile. Les utilisateurs peuvent allouer indépendamment le temps nécessaire pour suivre ces cours, puis s’y référer si nécessaire lorsqu’ils effectuent leurs tâches quotidiennes.

En termes d’efficacité, la méthode est comparable à la formation dans une classe d’ordinateur, parce qu’un utilisateur peut tester ses connaissances dans une tâche pratique.

Avantages

Désavantages

· Il n’est pas nécessaire d’organiser spécifiquement une formation, les utilisateurs peuvent à tout moment se référer au matériel de formation.

· Pas besoin d’un grand nombre d’employés pour fournir un support utilisateur de première ligne.

· L’opportunité d’acquérir des connaissances théoriques tout en regardant une démonstration de certaines actions dans le système et en les reproduisant dans une unité pratique.

· Le coût élevé des outils d’apprentissage à distance.

· Il n’est pas possible de dialoguer en direct avec l’enseignant, de poser des questions

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur la formation des utilisateurs, veuillez lire d’autres documents:

Nous sommes en tant que fournisseur de logiciel comprend vraiment combien il est important d’organiser la formation des utilisateurs pour les employés. Il est nécessaire de prêter attention aux besoins des utilisateurs, et pas seulement au système implémenté. L’investissement dans la formation des employés permettra aux entreprises d’obtenir rapidement les avantages que le nouveau système informatique fournit.

 

user training ERPPour de nombreux propriétaires ou gestionnaires d’entreprises, il est difficile de prendre la décision l’implantation d’un nouveau système logiciel, notamment de système ERP.

Souvent, les changements et les risques associés à l’implantation d’un nouveau système logiciel peuvent décourager les chefs d’entreprise qui cherchent à rationaliser les processus de leur compagnie et à améliorer l’efficacité globale grâce à un nouveau système.

Il y a une tonne d’informations sur les avantages d’une utilisation efficace de système ERP, mais pas beaucoup sur la façon de gérer correctement une phase de mise en œuvre.

Aucun fournisseur de logiciel ne veut effrayer ses clients dès le début, mais c’est certainement la mauvaise approche. En n’éduquant pas les nouveaux utilisateurs de logiciels et en fournissant toutes les informations nécessaires tout d’un coup, dès le départ, toutes les parties vont souffrir pendant la phase de mise en œuvre.

Par conséquent, pour commencer, il est important de connaître les risques possibles liés à un tel projet. Cela peut inclure l’échec, l’entêtement de l’utilisateur, le stress et l’anxiété des employés, l’utilisation inappropriée du système, les malentendus, les problèmes, les doutes, la peur du changement, etc.

Afin de s’assurer que ces risques sont éliminés ou réduits, la formation des utilisateurs finaux est absolument nécessaire.

Ces formations fourniront aux employés (ou aux utilisateurs finaux) la bonne quantité d’attention et de compétences nécessaires pour les aider à s’adapter aux nouveaux processus (qui ont été modifiés par l’implantation d’un nouveau système ERP) ainsi que pour le nouveau système.

Vous pouvez commencer par créer un plan de formation des utilisateurs puis le planifier en conséquence, par département ou simplement par les chefs de service et les gestionnaires. La formation des utilisateurs peut être dispensées en petits groupes ou en tête-à-tête. Une documentation de cours sera également fournie pour s’assurer que les employés peuvent facilement accéder à un guide pratique sur l’utilisation du système ERP.

Une fois cette formation en cours, ses avantages seront évidents car la formation des utilisateurs peut alléger le stress, combattre les peurs, apporter l’acceptation au système, réduire les erreurs du système et les malentendus. En fin de compte, lorsque les utilisateurs de logiciels sont correctement formés sur de nouvelles fonctionnalités et processus, c’est un GAGNANT-GAGNANT pour tout le monde !

La formation va donner aux utilisateurs finaux les compétences nécessaires pour éviter les problèmes et utiliser le système de la manière la plus efficace possible. La performance individuelle va s’améliorer, augmentant ainsi la productivité. Les chefs d’entreprise seront heureux ainsi que les fournisseurs de logiciels.

En tant que fournisseur de logiciels, y compris de système ERP, notre équipe comprend à quel point il est important de faire attention aux UTILISATEURS (ou aux employés) et à leurs besoins au cours d’une phase de mise en œuvre, plutôt que sur le seul système.

Nous nous rendons compte à quel point l’implantation d’un système ERP peut être difficile pour certaines personnes, surtout si elles ont l’habitude de travailler avec les mêmes processus et systèmes pendant des années et ont développé des habitudes et des routines dans leur milieu de travail. L’introduction d’un système ERP, avec de nouveaux processus, peut perturber leur vie professionnelle et cela peut certainement causer du stress et de la peur.

Comme l’implantation d’un système ERP complet peut prendre environ 12 mois, il est important que pendant ce temps, tout le monde travaille en équipe pour une phase réussie et fluide. Pas de surprises ou de maux de tête !

Si vous souhaitez bénéficier d’une expérience ERP, contactez-nous dès aujourd’hui.

Nous savons que beaucoup d’entre vous restent probablement fidèles à leur fournisseur actuel.
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même si vous n’êtes pas vraiment satisfaits d’eux et de leurs solutions logicielles. Que faire alors lorsqu’ils vous disent qu’il est temps de mettre à niveau votre système ERP existant sur site ? Devriez-vous vous lancer ou envisager de passer à une solution ERP SaaS basée sur le cloud? Lire la suite

Lorsqu’on parle d’une nouvelle mise en œuvre du logiciel, une banque d’heures de formation pour l’utilisateur est généralement évoquée dans la discussion. Cependant, les fournisseurs de logiciels considèrent ce service comme optionnel, laissant ainsi aux dirigeants d’entreprise la conviction que la formation est sans importance ou pas très nécessaire pour une mise en œuvre réussie. Cette fausse perception, associée à la formation des utilisateurs, pourra plus tard entraîne des problèmes pour la société, tels que la résistance de l’utilisateur, la mise en œuvre infructueuse ou de ne pas entièrement comprendre les avantages du système, comme initialement promis par le fournisseur de logiciels informatiques.

Étapes pour une mise en œuvre réussie

Afin d’accroître le taux de réussite de la mise en œuvre des logiciels, telles que les suites complètes de ERP, je vous conseille ardemment de prendre la formation des utilisateurs de votre fournisseur. Voici pourquoi :

  1. Si les employés (utilisateurs du système) sont correctement formés et reçoivent l’attention et les compétences nécessaires pendant la phase de mise en œuvre du système,
  2. Leurs performances individuelles s’amélioreront augmentant ainsi leur productivité.
  3. Lorsque toutes les performances individuelles augmentent, la performance et l’efficacité de l’entreprise s’améliorent.

C’est aussi simple que de passer par les étapes 1, 2 et 3.

Quand on dit aux employés d’utiliser un nouveau système, mais qu’on ne leur montre pas la bonne façon de le faire dès le début, les responsables se demandent pourquoi le système ne fonctionne pas correctement et cherchent à blâmer le système lui-même ou le fournisseur de logiciels. Pendant ce temps, dans certains cas, une formation adéquate est tout ce qui était nécessaire.

Si les cadres sont informés par rapport à la valeur et à l’importance de la formation des utilisateurs, les avantages du système peuvent être rapidement réalisés. Les systèmes seront finalement utilisés tels qu’ils ont été conçus et développés.

Avantages de la formation des utilisateurs

C’est au fournisseur de logiciels d’éduquer les utilisateurs et les dirigeants d’entreprise sur les raisons pour lesquelles la formation et le soutien sont fortement recommandés pendant et après une nouvelle implémentation de logiciel.

La formation destinée aux utilisateurs est susceptible de:

  • Atténuer le stress et lutter contre les peurs liées au système (surtout si nous parlons d’une mise en œuvre complète de la suite ERP).
  • Permettre aux employés d’accepter le système.
  • Avoir des effets positifs sur le comportement et la performance.
  • Enseigner les compétences nécessaires pour prévenir les problèmes dans le système et d’utiliser le système efficacement et adéquatement que possible.

Par conséquent, si les entreprises ignorent l’étape 1 décrite ci-dessus en refusant de recevoir le service de formation des utilisateurs, elles ne peuvent pas s’attendre à voir les étapes 2 et 3.

Il est bien sûr possible pour les employés d’apprendre à utiliser le système par eux-mêmes en lisant tous les manuels d’utilisation et la documentation fournie avec le système, mais il est toujours préférable de s’asseoir avec le fournisseur de logiciels et de pouvoir poser des questions et résoudre les problèmes tout de suite pendant la formation.

la formation des utilisateurs peut améliorer leur performance suite à la mise en œuvre d’un logicielLe soutien après la mise en œuvre est également une excellente idée, c’est quelque chose que nous fortement encourageons à utiliser, puisque, au cours de la première année en particulier, les utilisateurs exigent autant d’attention et d’aide que possible pour se familiariser pleinement avec le système et les processus.

Les bons fournisseurs de logiciels vont promouvoir ces programmes de formation et de support, non pas parce qu’ils veulent augmenter les ventes, mais parce qu’ils se soucient vraiment du succès de la mise en œuvre de leurs clients.

Méfiez-vous de ceux qui ne parle pas de programmes de formation et de support ou qui disparaissent après la date de lancement du système!

Par conséquent, avant que notre équipe commence la mise en œuvre d’un nouveau système, nous informons toujours nos clients des effets positifs de la formation des utilisateurs lors de la mise en œuvre, ainsi que des efforts communs requises de toutes les parties.

Avantages de la formation des utilisateursToutes les personnes impliquées doivent travailler ensemble pour que le client atteigne l’étape 3. Les dirigeants d’entreprise doivent accorder la bonne attention et la motivation à leurs employés lors de la mise en œuvre, les fournisseurs de logiciels doivent former tous les utilisateurs, les employés doivent être informés de tout nouveau processus, etc.

Rappelez-vous…

Les utilisateurs sont la clé pour exploiter les nombreux avantages et amélioration d’un bon logiciel. En responsabilisant les employés, ils seront en mesure de gérer le changement de manière plus positive et de s’adapter rapidement aux nouveaux systèmes et processus.

En guise d’élément essentiel de cet article, ne laissez pas passer les modules de support et / ou de formation destinée aux utilisateurs proposés par votre fournisseur de logiciels lors de votre prochaine implémentation de logiciel.

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